Die Gründungsversammlung ist geschafft, die Satzung beschlossen, der Vorstand gewählt. Jetzt fehlt nur noch die Eintragung ins Vereinsregister. Erst sie macht aus der Gruppe einen rechtsfähigen eingetragenen Verein. Der Weg dorthin ist gut zu bewältigen, wenn die Unterlagen vollständig sind. Dieser Artikel zeigt, wie die Anmeldung abläuft und woran sie am häufigsten hakt.
Wer ist zuständig?
Das Vereinsregister wird beim Amtsgericht geführt. Zuständig ist das Gericht, in dessen Bezirk der Verein seinen Sitz hat. In vielen Bundesländern sind die Vereinsregister bei einigen wenigen Amtsgerichten gebündelt. Welches Gericht für Ihren Ort zuständig ist, erfahren Sie beim Notariat oder auf den Justizseiten Ihres Bundeslandes.
Die Unterlagen
Für die Erstanmeldung brauchen Sie:
- Die Anmeldung selbst, unterschrieben von den Vorstandsmitgliedern in vertretungsberechtigter Zahl. Die Unterschriften müssen öffentlich beglaubigt sein, also vor einem Notar oder einer Notarin geleistet werden.
- Die Satzung, die von mindestens sieben Gründungsmitgliedern unterschrieben sein soll. Auf der Satzung sollte das Datum der Errichtung stehen.
- Eine Abschrift der Urkunde über die Bestellung des Vorstands, in der Regel das Protokoll der Gründungsversammlung mit den Wahlergebnissen.
Viele Notariate erstellen die Anmeldung auf Grundlage Ihrer Unterlagen und übermitteln sie elektronisch an das Registergericht. Bringen Sie zum Termin die Satzung, das Gründungsprotokoll und gültige Ausweise aller Unterzeichnenden mit.
💡 Praxistipp: Lassen Sie die Satzung vor der Gründungsversammlung vom Finanzamt vorab prüfen, wenn Sie die Gemeinnützigkeit anstreben. So vermeiden Sie, dass die Satzung kurz nach der Eintragung schon wieder geändert werden muss.
Der Ablauf Schritt für Schritt
- Gründungsversammlung durchführen: Satzung beschließen, Vorstand wählen, Protokoll anfertigen und von Versammlungsleitung und Protokollführung unterschreiben lassen.
- Satzung unterschreiben: Mindestens sieben Gründungsmitglieder unterschreiben das Satzungsexemplar mit Datum.
- Termin beim Notariat vereinbaren: Die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder unterschreiben die Anmeldung, das Notariat beglaubigt die Unterschriften.
- Übermittlung an das Registergericht: Das Notariat reicht die Anmeldung mit den Anlagen elektronisch ein.
- Prüfung durch das Gericht: Das Gericht prüft Satzung und Unterlagen. Bei Unklarheiten erhalten Sie eine sogenannte Zwischenverfügung mit der Bitte um Ergänzung.
- Eintragung: Nach erfolgreicher Prüfung wird der Verein eingetragen. Sie erhalten eine Eintragungsnachricht, und der Verein trägt ab jetzt den Zusatz „e.V.“.
Wie lange dauert es, was kostet es?
Die Bearbeitungszeit hängt stark vom Gericht ab. Rechnen Sie mit einigen Wochen, bei Rückfragen auch länger. Die Kosten setzen sich aus der Gebühr des Notariats für die Beglaubigung und den Entwurf der Anmeldung sowie der Eintragungsgebühr des Gerichts zusammen. Insgesamt bewegen sie sich meist im niedrigen dreistelligen Bereich. Fragen Sie beim Notariat vorab nach den voraussichtlichen Kosten.
Häufige Stolpersteine
Die meisten Zwischenverfügungen haben ähnliche Ursachen:
- Unklare Vertretungsregel: Die Satzung muss eindeutig sagen, wer den Verein vertritt. Formulierungen wie „Der Vorstand vertritt den Verein“ bei einem fünfköpfigen Vorstand führen zu Rückfragen, ob alle gemeinsam handeln müssen.
- Fehlende Mindestinhalte: Zweck, Name, Sitz und der Wille zur Eintragung müssen in der Satzung stehen. Außerdem soll sie Regeln zu Ein- und Austritt, Beiträgen, Vorstandsbildung und Mitgliederversammlung enthalten.
- Verwechselbarer Name: Der Vereinsname muss sich von anderen eingetragenen Vereinen am selben Ort deutlich unterscheiden.
- Widersprüche zwischen Protokoll und Satzung: Werden etwa mehr oder andere Ämter gewählt, als die Satzung vorsieht, fragt das Gericht nach.
- Fehlende Unterschriften oder Daten: Ein Satzungsexemplar ohne Datum oder mit weniger als sieben Unterschriften verzögert die Eintragung.
⚠️ Achtung: Bis zur Eintragung ist der Verein noch nicht rechtsfähig. Wer in dieser Zeit im Namen des Vereins Verträge schließt, haftet persönlich. Warten Sie mit größeren Verpflichtungen deshalb möglichst bis zur Eintragung.
Nach der Eintragung
Mit der Eintragung beginnen die laufenden Pflichten gegenüber dem Registergericht. Anzumelden sind insbesondere:
- jede Änderung im Vorstand, etwa nach einer Neuwahl oder einem Rücktritt,
- jede Satzungsänderung, die erst mit der Eintragung wirksam wird,
- die Auflösung des Vereins und die Bestellung von Liquidatoren.
Auch diese Anmeldungen müssen notariell beglaubigt werden. Melden Sie Änderungen zeitnah an, damit das Register aktuell bleibt. Banken und Vertragspartner verlassen sich auf die Eintragungen. Was bei einer Satzungsänderung zu beachten ist, beschreibt der Artikel Satzung ändern.
Das Vereinsregister ist öffentlich. Jede Person kann die Eintragungen über das gemeinsame Registerportal der Länder kostenlos einsehen. Prüfen Sie nach der Eintragung, ob Name, Sitz und Vorstand richtig erfasst sind.
Häufige Fragen
Müssen alle Vorstandsmitglieder zum Notar?
Nein, nur so viele, wie für die Vertretung des Vereins nötig sind. Sieht die Satzung vor, dass zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam vertreten, reichen zwei Unterschriften.
Kann der Verein schon vor der Eintragung ein Konto eröffnen?
Manche Banken ermöglichen das für Vereine in Gründung. Sprechen Sie Ihre Bank darauf an. Der Artikel Vereinskonto eröffnen beschreibt, welche Unterlagen üblicherweise verlangt werden.
Was passiert, wenn der Verein später weniger als sieben Mitglieder hat?
Sieben Mitglieder sind nur für die Gründung nötig. Sinkt die Zahl dauerhaft unter drei, kann das Gericht dem Verein auf Antrag des Vorstands oder von Amts wegen die Rechtsfähigkeit entziehen.
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