Rechner für Vereine
Aufbewahrungsfristen im Verein berechnen
Bis wann muss welche Unterlage aufgehoben werden, und ab wann darf sie weg? Wählen Sie die Unterlage und das Jahr, der Rechner nennt das genaue Datum. Dazu gibt es eine Übersicht, welche Jahrgänge Sie in einem bestimmten Jahr aussortieren dürfen. Kostenlos und ohne Anmeldung.
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Fristen nach § 147 AO und § 41 EStG, Stand 2026. Unverbindliche Übersicht, keine Steuerberatung.
So nutzen Sie den Rechner
Wählen Sie die Art der Unterlage und das Jahr, in dem sie entstanden ist. Bei Kassenbüchern zählt das Jahr der letzten Eintragung, bei Verträgen das Jahr, in dem der Vertrag endet. Der Rechner zeigt, bis wann die Unterlage aufbewahrt werden muss und ab wann sie vernichtet werden darf. Die Übersicht listet für ein frei wählbares Jahr, welche Jahrgänge aussortiert werden können. Ausgedruckt eignet sie sich gut für den jährlichen Archivtermin.
Die wichtigsten Fristen
Für Vereine gelten die steuerlichen Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung (§ 147 AO). Seit 2025 sind die Fristen für Buchungsbelege kürzer:
- 10 Jahre: Kassenbuch, Journale und Kontenblätter, Jahresabschlüsse, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen und Inventare
- 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Kassenbons, außerdem die Doppel der Zuwendungsbestätigungen
- 6 Jahre: empfangene und versandte Geschäftsbriefe, Verträge und Lohnunterlagen
- dauerhaft: Satzung, Protokolle der Mitgliederversammlung, Registerauszüge und die Bescheide zur Gemeinnützigkeit
Wann die Frist beginnt
Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom März 2026 und eine vom Dezember 2026 haben deshalb dasselbe Fristende, den 31. Dezember 2034. Ab dem 1. Januar 2035 dürfen beide vernichtet werden.
Wann die Frist länger läuft
Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, solange Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Das betrifft zum Beispiel eine laufende Prüfung durch das Finanzamt, einen offenen Einspruch oder eine noch nicht abgegebene Steuererklärung. Fragen Sie im Zweifel kurz nach, bevor Sie größere Bestände vernichten.
Datenschutz: Manche Daten müssen weg
Bei personenbezogenen Daten gilt der umgekehrte Grundsatz. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, Daten zu löschen, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Kontaktdaten ausgetretener Mitglieder gehören deshalb nicht dauerhaft ins Archiv. Nachweise über gezahlte Beiträge bleiben dagegen als Buchungsbelege bis zum Ende der steuerlichen Frist. Für die Vereinschronik dürfen eingeschränkte Angaben wie Name, Eintritts- und Austrittsjahr bleiben, wenn die Datenschutzhinweise darauf hinweisen.
Papier oder digital?
Unterlagen dürfen grundsätzlich digital aufbewahrt werden. Elektronisch eingegangene Rechnungen, etwa E-Rechnungen, müssen sogar elektronisch archiviert werden. Wer Papierbelege scannt und anschließend vernichtet, sollte das Verfahren schriftlich festhalten: wer scannt, wie geprüft wird und wo die Dateien unveränderbar gespeichert sind.
Passend dazu
Im Wiki: Aufbewahrungsfristen im Verein, Buchführung im Verein und Barkasse und Kassenbuch. Vorlagen: Kassenbuch, Datenschutzhinweise für Mitglieder und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten im Downloadcenter. Weitere Rechner: Alle Rechner für Vereine.
Stand: Oktober 2026. Rechtsgrundlagen: § 147 Abgabenordnung, § 41 Einkommensteuergesetz, Art. 17 DSGVO. Der Rechner liefert eine unverbindliche Einschätzung und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Wie lange muss ein Verein Belege aufbewahren?
Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge acht Jahre, Kassenbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe und Lohnunterlagen sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Gilt die Frist von acht Jahren auch für ältere Belege?
Ja. Die kürzere Frist gilt seit 2025 auch für Belege, deren alte Frist von zehn Jahren Ende 2024 noch nicht abgelaufen war. Im Jahr 2026 dürfen deshalb Buchungsbelege aus 2017 und früher vernichtet werden.
Wie lange müssen Protokolle der Mitgliederversammlung aufbewahrt werden?
Dafür gibt es keine gesetzliche Frist. Protokolle belegen Wahlen, Satzungsänderungen und wichtige Beschlüsse und sollten deshalb dauerhaft aufbewahrt werden.
Wie lange dürfen Daten ehemaliger Mitglieder gespeichert werden?
Nur so lange, wie sie gebraucht werden. Kontaktdaten sind nach dem Austritt zu löschen, sobald nichts mehr offen ist. Nachweise über gezahlte Beiträge bleiben als Buchungsbelege acht Jahre.
Dürfen Belege eingescannt und das Papier entsorgt werden?
Grundsätzlich ja, wenn die Scans vollständig, lesbar und unveränderbar gespeichert werden und das Verfahren dokumentiert ist. Elektronisch empfangene Rechnungen müssen ohnehin elektronisch archiviert werden.
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Hinweis: Der Rechner und die Erläuterungen geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Mehr dazu in unserem Haftungsausschluss.