Ein ehemaliges Mitglied schreibt: „Bitte teilen Sie mir mit, welche Daten Sie über mich gespeichert haben, und löschen Sie anschließend alles.“ Solche Anfragen kommen in Vereinen immer häufiger vor, manchmal aus echtem Interesse, manchmal im Zusammenhang mit einem Konflikt. In jedem Fall gelten klare Regeln und Fristen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Anfragen sicher und vollständig beantworten.
Welche Rechte Betroffene haben
Die Datenschutz-Grundverordnung gibt allen Personen, deren Daten ein Verein verarbeitet, eine Reihe von Rechten. Dazu gehören nicht nur Mitglieder, sondern auch ehemalige Mitglieder, Eltern, Spender, Teilnehmende an Kursen oder Bewerber für ein Ehrenamt.
| Recht | Was die Person verlangen kann |
|---|---|
| Auskunft | ob und welche Daten verarbeitet werden, dazu eine Kopie |
| Berichtigung | Korrektur falscher oder unvollständiger Daten |
| Löschung | Löschung, wenn die Daten nicht mehr gebraucht werden oder unrechtmäßig verarbeitet wurden |
| Einschränkung | vorübergehende Sperrung, etwa während die Richtigkeit geklärt wird |
| Widerspruch | Ende einer Verarbeitung, die auf berechtigten Interessen beruht, etwa Fotos in der Öffentlichkeitsarbeit |
| Datenübertragbarkeit | Herausgabe bestimmter Daten in einem gängigen Dateiformat |
| Widerruf einer Einwilligung | Ende einer Verarbeitung, die auf einer Einwilligung beruht, etwa Newsletter |
Die Frist: Ein Monat
Der Verein muss innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage antworten. Ist die Anfrage besonders umfangreich oder kommen viele Anfragen gleichzeitig, kann die Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden. Die Person muss dann aber innerhalb des ersten Monats über die Verlängerung und die Gründe informiert werden.
⚠️ Achtung: Die Frist läuft auch, wenn die Anfrage an ein einzelnes Vorstandsmitglied, die Trainerin oder die allgemeine Vereinsadresse geht. Sorgen Sie dafür, dass solche Anfragen sofort an die zuständige Person weitergeleitet werden.
Schritt für Schritt zur Auskunft
- Eingang dokumentieren: Datum, Absender und Inhalt der Anfrage festhalten.
- Identität prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Anfrage wirklich von der betroffenen Person stammt. Stimmt die E-Mail-Adresse mit der hinterlegten überein, reicht das meist. Bei Zweifeln können Sie zusätzliche Angaben erbitten, aber keine überzogenen Nachweise wie eine komplette Ausweiskopie.
- Daten zusammentragen: Mitgliederverwaltung, Beitragsbuchhaltung, E-Mail-Postfächer, Messenger-Gruppen, Teilnehmerlisten, Fotos, Protokolle, Abteilungslisten. Fragen Sie auch bei Abteilungen und Übungsleitungen nach.
- Antwort erstellen: mit allen Pflichtangaben und einer Kopie der Daten.
- Rechte Dritter prüfen: Enthalten Unterlagen Daten anderer Personen, etwa ein Protokoll mit Wortbeiträgen, schwärzen Sie diese.
- Antwort versenden und dokumentieren.
Was die Auskunft enthalten muss
- welche Daten der Verein verarbeitet,
- zu welchen Zwecken,
- an wen die Daten weitergegeben wurden, etwa an Verband, Versicherung oder Bank,
- wie lange sie gespeichert werden oder nach welchen Kriterien die Dauer bestimmt wird,
- woher die Daten stammen, wenn sie nicht von der Person selbst kommen,
- welche weiteren Rechte die Person hat, einschließlich des Beschwerderechts bei der Aufsichtsbehörde.
Viele dieser Angaben stehen bereits in Ihren Datenschutzhinweisen für Mitglieder. Ein Muster dafür finden Sie in unserem Downloadcenter. Die Auskunft ist grundsätzlich kostenlos. Nur bei offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anfragen kann ein Entgelt verlangt oder die Auskunft verweigert werden. Das ist die Ausnahme und muss gut begründet sein.
💡 Praxistipp: Legen Sie in Ihrer Vereinssoftware oder Tabelle fest, wo welche Daten liegen. Ein einfaches Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten macht die Auskunft in wenigen Minuten möglich, statt Stunden in Postfächern zu suchen.
Löschung verlangen
Wer aus dem Verein austritt, möchte oft, dass alle Daten gelöscht werden. Grundsätzlich muss der Verein Daten löschen, die er nicht mehr braucht. Es gibt aber Ausnahmen:
- Aufbewahrungspflichten: Buchungsbelege über Beitragszahlungen und Spenden müssen aus steuerlichen Gründen mehrere Jahre aufbewahrt werden. Diese Daten werden gesperrt und erst nach Ablauf der Frist gelöscht. Welche Fristen gelten, steht im Artikel Aufbewahrungsfristen im Verein.
- Vereinschronik: Ergebnislisten, Ehrungen oder Fotos können im berechtigten Interesse des Vereins aufbewahrt werden, solange die Interessen der Person nicht überwiegen.
- Laufende Verfahren: Daten, die für offene Forderungen oder rechtliche Auseinandersetzungen nötig sind, dürfen bis zu deren Abschluss behalten werden.
Teilen Sie der Person mit, was gelöscht wurde und was aus welchem Grund noch aufbewahrt wird.
Widerspruch gegen Fotos und Veröffentlichungen
Widerspricht ein Mitglied der Veröffentlichung von Fotos, müssen Sie prüfen, ob die Interessen des Vereins überwiegen. In der Regel sollten Sie dem Wunsch nachkommen und die Bilder von Webseite und Social Media entfernen, soweit das möglich ist. Bereits gedruckte Vereinszeitungen müssen nicht zurückgerufen werden. Mehr dazu im Artikel Fotos im Verein veröffentlichen.
Anfragen im Konfliktfall
Manchmal werden Auskunftsanfragen genutzt, um in einem Streit Informationen zu erhalten, etwa nach einem Vereinsausschluss. Auch dann muss der Verein die Anfrage ordnungsgemäß beantworten. Bleiben Sie sachlich, beantworten Sie vollständig und fristgerecht und schützen Sie die Daten anderer Beteiligter. Bei schwierigen Fällen hilft der Rat eines Datenschutzbeauftragten oder einer Fachkanzlei.
Häufige Fragen
Muss der Verein auch E-Mails herausgeben, in denen über das Mitglied geschrieben wurde?
Die Auskunft umfasst alle personenbezogenen Daten der Person, also grundsätzlich auch Informationen in E-Mails. Interne Bewertungen müssen nicht wortwörtlich offengelegt werden, wenn Rechte anderer betroffen sind. Prüfen Sie solche Fälle sorgfältig.
Kann ein Mitglied die Liste aller anderen Mitglieder verlangen?
Das ist keine datenschutzrechtliche Auskunft über die eigenen Daten. Vereinsrechtlich kann ein Mitglied unter bestimmten Umständen Einsicht in die Mitgliederliste verlangen, etwa um eine Minderheit für die Einberufung einer Versammlung zu sammeln. Hier ist eine Einzelfallabwägung nötig.
Was passiert, wenn der Verein nicht antwortet?
Die Person kann sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Die Behörde kann den Verein zur Auskunft auffordern und in schweren Fällen ein Bußgeld verhängen.
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