Seit 2023 erlaubt das Gesetz ausdrücklich Mitgliederversammlungen, an denen Mitglieder online teilnehmen. Für viele Vereine ist das eine echte Erleichterung: Wer weit weg wohnt, kleine Kinder hat oder beruflich eingespannt ist, kann trotzdem mitbestimmen. Damit die Beschlüsse wirksam sind, müssen aber einige Regeln eingehalten werden.
Hybrid oder rein virtuell?
- Hybride Versammlung: Es gibt einen Versammlungsort, Mitglieder können aber zusätzlich online teilnehmen und abstimmen. Das kann der Vorstand bei der Einberufung vorsehen.
- Virtuelle Versammlung: Die Versammlung findet ausschließlich online statt. Das ist möglich, wenn die Satzung es erlaubt oder die Mitglieder beschlossen haben, dass künftige Versammlungen auch virtuell einberufen werden dürfen.
Diese gesetzlichen Regeln gelten, soweit Ihre Satzung nichts anderes bestimmt. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob Ihre Satzung Online-Versammlungen ausschließt oder eigene Vorgaben macht.
| Präsenz | Hybrid | Virtuell | |
|---|---|---|---|
| Versammlungsort | ja | ja | nein |
| Online-Teilnahme | nein | ja | ja |
| Grundlage | Satzung | Entscheidung des Vorstands bei der Einberufung | Satzung oder Beschluss der Mitglieder |
| Aufwand | gering | hoch, Technik vor Ort nötig | mittel |
Was in die Einladung gehört
Wird eine hybride oder virtuelle Versammlung einberufen, muss in der Einladung angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte online ausüben können. Dazu gehören:
- das verwendete Videokonferenz- oder Abstimmungstool,
- wie und wann die Zugangsdaten übermittelt werden,
- wie Wortmeldungen und Anträge gestellt werden,
- wie abgestimmt wird, auch bei geheimen Wahlen,
- an wen man sich bei technischen Problemen wenden kann.
Zugangsdaten sollten nur an Mitglieder gehen, idealerweise mit persönlichem Link pro Person. Werden die Daten getrennt von der Einladung verschickt, nennen Sie in der Einladung den Zeitpunkt.
Abstimmungen und Wahlen online
Offene Abstimmungen lassen sich mit Umfragefunktionen der gängigen Videokonferenz-Tools abbilden. Achten Sie darauf, dass jede stimmberechtigte Person nur einmal abstimmen kann und das Ergebnis eindeutig dokumentiert wird. Für geheime Wahlen brauchen Sie ein Tool mit anonymer Stimmabgabe. Bei hybriden Versammlungen müssen die Stimmen aus dem Saal und aus dem Netz zusammengeführt werden. Legen Sie vorher fest, wer das macht.
💡 Praxistipp: Machen Sie einige Tage vor der Versammlung einen Technik-Test mit Versammlungsleitung und Protokollführung – und benennen Sie eine Person, die sich während der Sitzung ausschließlich um Technikfragen kümmert.
Datenschutz
Auch bei Online-Versammlungen gilt der Datenschutz. Wählen Sie einen Anbieter mit Servern in der EU, schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und informieren Sie die Teilnehmenden, wenn die Sitzung aufgezeichnet werden soll. Aufzeichnungen sind nur mit Einwilligung zulässig und meist unnötig. Ein gutes Protokoll reicht.
Technische Störungen
Bricht die Verbindung bei einzelnen Teilnehmenden ab, ist das in der Regel ihr eigenes Risiko. Fällt dagegen das System des Vereins aus, sodass niemand online teilnehmen kann, sollten Sie die Versammlung unterbrechen oder vertagen. Halten Sie Störungen und deren Dauer im Protokoll fest.
Beschlüsse ohne Versammlung
Unabhängig von Online-Versammlungen kann ein Beschluss auch im Umlaufverfahren gefasst werden. Dafür müssen allerdings alle Mitglieder zustimmen, wobei die Textform genügt, also etwa eine E-Mail. Für größere Vereine ist das kaum praktikabel. Online-Versammlungen sind dort die bessere Wahl.
Vorteile für Ihren Verein
Online- und Hybridversammlungen erhöhen häufig die Beteiligung, weil Anfahrtswege entfallen. Gerade jüngere Mitglieder oder Familien mit Kindern nehmen eher teil. Gleichzeitig sparen Sie Raummiete. Weitere Ideen für digitale Vereinsarbeit finden Sie auf unserer Seite Digitalisierung im Verein.
Checkliste
- Satzung auf Regelungen zu Online-Versammlungen prüfen
- Passendes Tool auswählen und testen
- Einladung um Angaben zur Online-Teilnahme ergänzen
- Persönliche Zugangsdaten nur an Mitglieder verschicken
- Technik-Verantwortliche benennen
- Online-Teilnehmende im Protokoll ebenso festhalten wie Anwesende
Häufige Fragen
Brauchen wir eine Satzungsänderung für hybride Versammlungen?
Nicht unbedingt. Der Vorstand kann eine hybride Versammlung nach dem Gesetz bei der Einberufung vorsehen, solange die Satzung das nicht ausschließt. Für rein virtuelle Versammlungen braucht es eine Satzungsregel oder einen Beschluss der Mitglieder.
Muss die Kamera eingeschaltet sein?
Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht. Wichtig ist, dass Sie feststellen können, wer teilnimmt und stimmberechtigt ist, zum Beispiel über persönliche Zugangslinks.
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