Das Protokoll ist der Nachweis dafür, was in der Mitgliederversammlung beschlossen wurde. Spätestens wenn ein neuer Vorstand beim Registergericht angemeldet werden soll oder ein Beschluss angezweifelt wird, zeigt sich, wie wichtig eine saubere Dokumentation ist. Ein gutes Protokoll ist kurz, vollständig und schnell fertig.
Was gehört ins Protokoll?
- Ort, Datum, Beginn und Ende der Versammlung
- Name der Versammlungsleitung und der Protokollführung
- Zahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder, bei Online-Versammlungen getrennt nach Teilnahme vor Ort und online
- Feststellung, dass ordnungsgemäß eingeladen wurde und die Versammlung beschlussfähig ist
- Die Tagesordnung und eventuelle Änderungen
- Alle Beschlüsse im genauen Wortlaut mit Abstimmungsergebnis: Ja, Nein, Enthaltungen
- Die Art der Abstimmung, etwa offen per Handzeichen oder geheim per Stimmzettel
- Bei Wahlen: Namen der Gewählten, Ergebnis und die Erklärung, dass die Wahl angenommen wurde
- Die Unterschriften, die Ihre Satzung vorschreibt
Die Anwesenheitsliste wird am besten als Anlage beigefügt. Das Gleiche gilt für schriftliche Annahmeerklärungen abwesender Kandidierender und für den Wortlaut beschlossener Satzungsänderungen.
Ergebnisprotokoll statt Wortprotokoll
Diskussionen müssen nicht wörtlich mitgeschrieben werden. Ein Ergebnisprotokoll, das die wesentlichen Punkte und vor allem die Beschlüsse festhält, reicht in aller Regel aus und ist für alle leichter zu lesen. Ein Mitglied kann aber verlangen, dass eine bestimmte Erklärung ins Protokoll aufgenommen wird, etwa ein Widerspruch gegen einen Beschluss. Halten Sie solche Erklärungen kurz fest.
| Protokollart | Inhalt | Geeignet für |
|---|---|---|
| Ergebnisprotokoll | Beschlüsse, Wahlergebnisse, wichtige Feststellungen | die meisten Mitgliederversammlungen |
| Verlaufsprotokoll | zusätzlich die wesentlichen Argumente der Diskussion | strittige Themen, größere Vorhaben |
| Wortprotokoll | wörtliche Wiedergabe | nur in Ausnahmefällen |
💡 Praxistipp: Formulieren Sie wichtige Beschlüsse, etwa Satzungsänderungen oder Beitragserhöhungen, schon vor der Versammlung schriftlich aus. Dann wird genau über diesen Text abgestimmt, und die Protokollführung muss ihn nur noch übernehmen.
Was das Registergericht sehen will
Bei Vorstandswahlen und Satzungsänderungen prüft das Registergericht das Protokoll. Achten Sie besonders auf:
- die genaue Bezeichnung der gewählten Personen mit Vor- und Nachnamen, Wohnort und gegebenenfalls Geburtsdatum,
- das Amt, für das gewählt wurde, so wie es in der Satzung heißt,
- die Annahme der Wahl,
- bei Satzungsänderungen den Hinweis, welche Paragrafen geändert wurden, und das Abstimmungsergebnis,
- die Unterschriften der Personen, die laut Satzung unterschreiben müssen.
Nach der Versammlung
- Protokoll innerhalb weniger Tage fertigstellen, solange die Erinnerung frisch ist
- Von Versammlungsleitung und Protokollführung unterschreiben lassen, so wie es die Satzung vorsieht
- Für Anmeldungen beim Registergericht eine Abschrift an den Notar geben
- Den Mitgliedern das Protokoll zugänglich machen, etwa im Mitgliederbereich der Webseite
- Original dauerhaft aufbewahren
Viele Vereine lassen das Protokoll in der nächsten Versammlung genehmigen. Gesetzlich vorgeschrieben ist das nicht, kann aber in der Satzung stehen.
⚠️ Achtung: Protokolle enthalten personenbezogene Daten. Veröffentlichen Sie sie nicht frei im Internet, sondern nur für Mitglieder zugänglich, und lassen Sie Wortbeiträge mit persönlichen Details weg.
Häufige Fehler
- Die Zahl der Anwesenden fehlt oder ändert sich im Laufe des Abends, ohne dass das festgehalten wird.
- Bei Wahlen ist nicht protokolliert, dass die Gewählten die Wahl angenommen haben.
- Beschlüsse werden sinngemäß statt im Wortlaut festgehalten.
- Die in der Satzung vorgeschriebenen Unterschriften fehlen.
Protokoll-Vorlage für die Mitgliederversammlung
Mit der Vorlage vergessen Sie während der Versammlung keine wichtige Angabe. Sie führt von den Formalien über Berichte und Aussprache bis zu den Beschlüssen und Stimmenzahlen. Sie schreiben nur noch auf, was tatsächlich festgestellt und beschlossen wurde.
- Angaben zu Datum, Ort, Leitung, Protokollführung und Einladung
- Zahl der anwesenden Stimmberechtigten
- Tabelle für Beschlusstexte mit Ja, Nein, Enthaltung und Ergebnis
Protokollvorlage herunterladen (Word)
Dazu passen die Anwesenheitsliste und die Vorlage für Stimmzettel und Wahlprotokoll im Downloadcenter. Der Download ist für registrierte Vereine kostenlos.
Häufige Fragen
Wer schreibt das Protokoll?
Das regelt meist die Satzung, oft ist es die Schriftführung. Fehlt eine Regelung, bestimmt die Versammlungsleitung zu Beginn eine Person.
Wie lange müssen Protokolle aufbewahrt werden?
Protokolle von Mitgliederversammlungen sollten dauerhaft aufbewahrt werden. Mehr dazu im Artikel Aufbewahrungsfristen im Verein.
Kann ein Protokoll nachträglich geändert werden?
Fehler können berichtigt werden, wenn Versammlungsleitung und Protokollführung übereinstimmen. Kennzeichnen Sie die Berichtigung mit Datum und Unterschrift und informieren Sie die Mitglieder.
📄 Passende Vorlagen
- Protokoll Mitgliederversammlung
- Tagesordnung Mitgliederversammlung
- Stimmzettel und Wahlprotokoll
- Anwesenheits- und Unterschriftenliste
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