Viele Pflichten im Verein kommen jedes Jahr wieder, aber eben nur einmal im Jahr. Genau deshalb werden sie leicht vergessen: Wann war noch gleich die Bestandsmeldung an den Landessportbund fällig? Bis wann brauchen Spender ihre Zuwendungsbestätigung? Ein Jahreskalender schafft Abhilfe. Dieser Artikel zeigt, welche Termine typischerweise anfallen und wie Sie daraus einen Fahrplan für Ihren Vorstand machen.
Warum ein Jahreskalender hilft
Ein fester Kalender verteilt die Arbeit über das Jahr, macht Zuständigkeiten sichtbar und erleichtert die Übergabe an neue Vorstandsmitglieder. Er ist außerdem eine gute Grundlage für die Planung der Vorstandssitzungen: Wenn klar ist, dass im März die Mitgliederversammlung ansteht, kann die Einladung schon im Januar vorbereitet werden.
Ein Beispiel für den Jahresablauf
Die folgende Übersicht orientiert sich an einem Verein, dessen Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht und der seine Mitgliederversammlung im Frühjahr abhält. Passen Sie die Zeiträume an Ihre Satzung, Ihren Verband und Ihr Bundesland an.
| Zeitraum | Aufgabe | Wer typischerweise zuständig ist |
|---|---|---|
| Januar | Kassenabschluss für das Vorjahr, Zuwendungsbestätigungen versenden | Finanzen |
| Januar bis März | Bestandsmeldung an Dachverbände, oft Grundlage für Versicherung und Zuschüsse | Mitgliederverwaltung |
| Februar | Kassenprüfung vorbereiten und durchführen | Finanzen, Kassenprüfung |
| Februar bis März | Einladung zur Mitgliederversammlung fristgerecht versenden | Vorsitz, Schriftführung |
| März bis April | Mitgliederversammlung mit Berichten, Entlastung und Wahlen | Vorstand |
| direkt danach | Vorstandsänderungen und Satzungsänderungen beim Registergericht anmelden | Vorstand mit Notariat |
| Frühjahr | Beiträge einziehen, Vorabankündigung an die Mitglieder | Finanzen |
| ganzjährig | Veranstaltungen rechtzeitig anmelden, etwa bei Ordnungsamt und GEMA | Veranstaltungsteam |
| Sommer | Fördermittel für das Folgejahr recherchieren, Anträge vorbereiten | Vorstand, Fundraising |
| Herbst | Haushaltsplan für das kommende Jahr aufstellen | Finanzen, Vorstand |
| Herbst | Versicherungen und Verträge prüfen, Kündigungsfristen beachten | Vorstand |
| Dezember | Jahresplanung, Termine für das nächste Jahr festlegen | Vorstand |
Termine rund um die Mitgliederversammlung
Die Satzung legt fest, wie oft die Mitgliederversammlung stattfinden muss und mit welcher Frist einzuladen ist. Rechnen Sie vom Versammlungstermin rückwärts: Bis wann muss die Einladung verschickt sein? Bis wann müssen Anträge eingehen? Wann findet die Kassenprüfung statt, damit der Bericht rechtzeitig vorliegt? Details zu Form und Frist der Einladung finden Sie im Artikel Mitgliederversammlung einberufen.
Steuerliche Termine
Welche Steuertermine für Ihren Verein gelten, hängt von seiner Größe und seinen Aktivitäten ab:
- Steuererklärung: Gemeinnützige Vereine werden meist im Abstand von drei Jahren überprüft. Vereine mit steuerpflichtigen wirtschaftlichen Aktivitäten über der Freigrenze müssen jährlich eine Erklärung abgeben. Wie das genau funktioniert, beschreibt der Artikel Steuererklärung für Vereine.
- Umsatzsteuer: Ist der Verein umsatzsteuerpflichtig, fallen je nach Höhe der Steuer monatliche oder vierteljährliche Voranmeldungen sowie eine Jahreserklärung an.
- Lohnsteuer und Sozialversicherung: Beschäftigt der Verein Minijobber oder Angestellte, sind Meldungen und Beiträge zu festen monatlichen Terminen fällig.
- Freistellungsbescheid: Behalten Sie das Datum Ihres Freistellungsbescheids im Blick. Zuwendungsbestätigungen dürfen nur ausgestellt werden, solange der Bescheid nicht zu alt ist.
⚠️ Achtung: Wer eine Frist beim Finanzamt verpasst, riskiert Verspätungszuschläge. Kann eine Erklärung nicht rechtzeitig abgegeben werden, beantragen Sie vor Ablauf der Frist eine Verlängerung.
Meldungen an Verbände und Versicherungen
Viele Dachverbände erheben einmal im Jahr die Mitgliederzahlen ihrer Vereine. Diese Bestandsmeldung ist oft die Grundlage für Verbandsbeiträge, die Sportversicherung und Zuschüsse. Eine verspätete oder fehlende Meldung kann Geld kosten. Notieren Sie sich den Stichtag Ihres Verbands und halten Sie die Mitgliederliste aktuell.
Verträge und Versicherungen
Mietverträge, Wartungsverträge, Versicherungen und Software-Abos verlängern sich häufig automatisch. Führen Sie eine Liste mit Laufzeiten und Kündigungsfristen und prüfen Sie einmal im Jahr, ob alle Verträge noch passen. Gerade bei Versicherungen lohnt sich ein regelmäßiger Blick, ob neue Aktivitäten des Vereins abgedeckt sind.
Den Kalender praktisch umsetzen
- Digitaler Kalender: Ein gemeinsamer Vereinskalender mit Erinnerungen ist die einfachste Lösung. Tragen Sie zu jedem Termin ein, wer zuständig ist.
- Vorlauf einplanen: Setzen Sie Erinnerungen nicht auf den Stichtag, sondern einige Wochen davor.
- Jährlich aktualisieren: Besprechen Sie den Kalender in der ersten Vorstandssitzung des Jahres und ergänzen Sie neue Termine.
- Übergabe: Der Kalender gehört zu den wichtigsten Unterlagen bei einem Vorstandswechsel.
💡 Praxistipp: Verknüpfen Sie den Jahreskalender mit Ihren Vorlagen. Wenn im Februar die Einladung zur Mitgliederversammlung ansteht, verlinken Sie im Kalendereintrag direkt auf die passende Vorlage. Muster für Einladung, Tagesordnung und Kassenprüfungsbericht finden Sie in unserem Downloadcenter.
Häufige Fragen
Muss die Mitgliederversammlung jedes Jahr stattfinden?
Das Gesetz schreibt keinen festen Rhythmus vor. Entscheidend ist die Satzung. Die meisten Satzungen sehen eine jährliche ordentliche Versammlung vor.
Bis wann müssen Zuwendungsbestätigungen verschickt werden?
Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Spenderinnen und Spender brauchen die Bestätigung aber für ihre Steuererklärung. Bewährt hat sich der Versand im ersten Quartal des Folgejahres, bei größeren Spenden auch zeitnah nach Eingang.
Was ist, wenn unser Geschäftsjahr nicht dem Kalenderjahr entspricht?
Dann verschieben sich Abschluss, Kassenprüfung und Mitgliederversammlung entsprechend. Steuerliche Termine und Verbandsmeldungen richten sich dagegen oft nach dem Kalenderjahr. Planen Sie beide Zeitachsen in Ihrem Kalender ein.
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