Wer ein Fest, einen Flohmarkt oder ein Konzert veranstaltet, braucht oft mehr als nur gute Laune. Je nach Art der Veranstaltung sind Genehmigungen und Anmeldungen nötig. Die Details regeln die Bundesländer und Kommunen unterschiedlich. Ein früher Anruf beim Ordnungsamt lohnt sich deshalb immer.
Typische Genehmigungen
| Was | Wann nötig | Wo |
|---|---|---|
| Gestattung für den Alkoholausschank | in vielen Bundesländern beim vorübergehenden Verkauf alkoholischer Getränke | Ordnungs- oder Gewerbeamt |
| Sondernutzungserlaubnis | Veranstaltungen auf Straßen, Plätzen, in Parks | Kommune |
| Verkehrsrechtliche Anordnung | Straßensperrungen, Umleitungen | Straßenverkehrsbehörde |
| Sperrzeitverkürzung oder Lärmausnahme | Musik oder Betrieb am späten Abend | Ordnungsamt |
| Genehmigung für Zelte und Bühnen | größere Zelte, Tribünen, Bühnen | Bauaufsicht, je nach Größe |
| Feuerwerk | in der Regel immer | Ordnungsamt, Fachfirma |
| Lotterie oder Tombola | je nach Bundesland Erlaubnis oder Anzeige | Ordnungsamt |
Planen Sie für Genehmigungen ausreichend Vorlauf ein, bei größeren Veranstaltungen mehrere Wochen bis Monate.
Sicherheit bei größeren Veranstaltungen
Ab einer gewissen Größe können zusätzliche Auflagen gelten: Rettungswege, Ordnungsdienst, Sanitätsdienst, Brandschutz oder ein schriftliches Sicherheitskonzept. Sprechen Sie frühzeitig mit Ordnungsamt, Feuerwehr und Rettungsdienst. Das schafft Vertrauen und vermeidet kurzfristige Auflagen.
Jugendschutz
Achten Sie beim Verkauf von Alkohol auf das Jugendschutzgesetz und informieren Sie alle Helfenden am Ausschank:
- Bier, Wein und Sekt nicht an unter 16-Jährige
- Spirituosen und spirituosenhaltige Getränke nicht an unter 18-Jährige
- Im Zweifel Ausweis zeigen lassen
- Regeln gut sichtbar aushängen
Lebensmittel und Hygiene
Wer mit leicht verderblichen Lebensmitteln arbeitet, braucht unter Umständen eine Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz. Fragen Sie beim Gesundheitsamt nach, was für Ihre Veranstaltung gilt. Unabhängig davon gelten Grundregeln der Hygiene: saubere Hände, Kühlung, Schutz vor Verschmutzung. Bieten Sie Informationen über Allergene an, etwa auf einer Liste am Stand.
Musik und GEMA
Wird bei einer öffentlichen Veranstaltung Musik gespielt, live oder von der Konserve, ist sie in der Regel bei der GEMA anzumelden. Öffentlich ist eine Veranstaltung meist schon dann, wenn nicht nur ein enger, persönlich verbundener Kreis teilnimmt. Melden Sie die Veranstaltung vorher an. Nicht angemeldete Veranstaltungen können deutlich teurer werden.
- Anmeldung mit Datum, Ort, Raumgröße und Eintrittspreis
- Bei Livemusik eine Liste der gespielten Stücke einreichen
- Rechnung prüfen und mit den Veranstaltungsdaten abgleichen
Viele Dachverbände haben Rahmenverträge mit der GEMA, die ihren Mitgliedsvereinen Vergünstigungen bieten oder bestimmte Veranstaltungen bereits abdecken.
💡 Praxistipp: Erkundigen Sie sich vor der GEMA-Anmeldung bei Ihrem Dachverband nach einem Rahmenvertrag. Damit lassen sich die Gebühren für Vereinsveranstaltungen oft deutlich reduzieren.
Künstlersozialabgabe
Wer regelmäßig selbstständige Künstlerinnen und Künstler beauftragt, etwa Bands, DJs oder Fotografen, kann zur Künstlersozialabgabe verpflichtet sein. Für Vereine, die nur gelegentlich Veranstaltungen mit Künstlern durchführen, gilt eine Ausnahme: In der Regel besteht keine Abgabepflicht bei höchstens drei solchen Veranstaltungen im Jahr. Prüfen Sie die Regeln, wenn Sie häufiger buchen.
⚠️ Achtung: Ohne Gestattung oder Sondernutzungserlaubnis kann das Ordnungsamt eine Veranstaltung untersagen oder ein Bußgeld verhängen. Klären Sie Genehmigungen deshalb rechtzeitig und haben Sie die Bescheide am Veranstaltungstag dabei.
Checkliste
- Veranstaltung beim Ordnungsamt vorab besprechen
- Gestattung, Sondernutzung und weitere Genehmigungen beantragen
- Musik bei der GEMA anmelden oder Rahmenvertrag prüfen
- Sicherheitsauflagen umsetzen
- Jugendschutz und Hygiene organisieren
- Versicherungsschutz bestätigen lassen
Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Vereinshaftpflicht die Veranstaltung abdeckt. Mehr dazu auf unserer Seite Versicherungen für Vereine. Eine Checkliste für Genehmigungen finden registrierte Vereine im Downloadcenter.
Musik im Training, Hintergrundmusik im Vereinsheim, Videos mit Musik und die Frage nach dem Rundfunkbeitrag behandelt der Artikel Rundfunkbeitrag (GEZ) und GEMA im Verein.
Häufige Fragen
Gilt das Vereinsfest nur für Mitglieder als öffentlich?
Ist der Teilnehmerkreis auf Mitglieder beschränkt, kann die GEMA die Veranstaltung trotzdem als öffentlich ansehen, wenn die Mitglieder nicht persönlich miteinander verbunden sind. Klären Sie das im Zweifel mit der GEMA.
Braucht jeder Kuchenstand eine Genehmigung?
Für einen kleinen Kuchenverkauf auf dem eigenen Vereinsgelände meist nicht. Auf öffentlichen Flächen oder bei größeren Verkaufsständen kann aber eine Erlaubnis nötig sein.
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