Ausschank und Essen beim Vereinsfest: Genehmigungen, Hygiene und Kennzeichnung

Bratwurst, Pommes, Kaffee und Kuchen, frisch gezapftes Bier: Essen und Trinken gehören zu jedem Vereinsfest. Sie sind oft auch die wichtigste Einnahmequelle. Damit der Verkauf reibungslos läuft und niemand krank wird, sollten einige Regeln beachtet werden. Dieser Artikel gibt einen Überblick.

Ausschankerlaubnis

Wer bei einer Veranstaltung alkoholische Getränke verkauft, braucht in vielen Bundesländern eine vorübergehende Gaststättenerlaubnis, oft Gestattung genannt. Andere Länder haben das Verfahren vereinfacht und verlangen nur eine Anzeige. Zuständig ist meist das Ordnungsamt der Gemeinde. Beantragen Sie die Erlaubnis rechtzeitig, idealerweise mehrere Wochen vor dem Fest. Typische Angaben sind:

• Veranstalter und verantwortliche Person,
• Ort, Datum und Uhrzeit,
• Art der Getränke und Speisen,
• erwartete Besucherzahl,
• Toiletten und Hygieneeinrichtungen.

Die Gemeinde kann Auflagen erteilen, etwa zu Sperrzeiten, Lärmschutz oder Jugendschutz. Werden nur alkoholfreie Getränke und Speisen angeboten, entfällt die Erlaubnis häufig. Klären Sie das vor Ort.

Hygiene beim Umgang mit Lebensmitteln

Auch beim Vereinsfest gilt: Lebensmittel müssen so behandelt werden, dass niemand krank wird. Die wichtigsten Regeln:

• Händewaschen ermöglichen: Eine Handwaschgelegenheit mit fließendem Wasser, Seife und Einmalhandtüchern gehört an jeden Stand mit offenen Lebensmitteln.
• Kühlen: Fleisch, Wurst, Salate mit Mayonnaise und Sahnetorten müssen gekühlt werden, auch während des Festes.
• Durchgaren: Grillgut und Bratwürste vollständig durchgaren.
• Schützen: Offene Speisen mit Hauben oder Folie vor Insekten, Staub und Anfassen schützen.
• Trennen: Rohes Fleisch und verzehrfertige Speisen getrennt lagern und verarbeiten.
• Geld und Lebensmittel trennen: Wer kassiert, sollte nicht gleichzeitig unverpackte Speisen anfassen.
• Krankheitsfälle: Wer an Durchfall, Erbrechen oder infizierten Wunden leidet, sollte nicht mit Lebensmitteln arbeiten.

Für Ehrenamtliche, die nur gelegentlich bei Festen helfen, verlangen die Behörden in der Regel keine Bescheinigung des Gesundheitsamts. Eine kurze Hygieneeinweisung vor Beginn ist trotzdem sinnvoll. Die Lebensmittelüberwachung Ihres Landkreises gibt Auskunft und stellt oft Merkblätter zur Verfügung.

Kuchenspenden

Selbst gebackene Kuchen sind beliebt, bergen aber Risiken. Bitten Sie die Spenderinnen und Spender:

• auf Füllungen mit rohen Eiern und auf leicht verderbliche Sahne- oder Cremetorten zu verzichten, wenn keine Kühlung möglich ist,
• eine kurze Zutatenliste mitzugeben,
• die Kuchen abgedeckt anzuliefern.

Allergene und Zusatzstoffe

Bei loser Ware, also Speisen ohne Verpackung, müssen Lebensmittelunternehmen über die wichtigsten Allergene informieren, etwa Gluten, Eier, Milch, Nüsse, Sellerie oder Senf. Für Vereine, die regelmäßig Speisen verkaufen, gilt das in der Regel ebenfalls. Auch bei gelegentlichen Festen ist es ein Zeichen von Sorgfalt und hilft Menschen mit Allergien. Eine einfache Tafel oder ein Aushang neben den Speisen reicht aus: „Bratwurst: enthält Senf. Kartoffelsalat: enthält Ei, Senf, Sellerie.“

Preise und Getränkeangebot

Stellen Sie eine gut lesbare Preisliste auf. Viele Gemeinden verlangen bei einer Ausschankerlaubnis, dass mindestens ein alkoholfreies Getränk nicht teurer ist als das günstigste alkoholische Getränk in gleicher Menge. Das ist ohnehin eine gute Idee, auch mit Blick auf den Jugendschutz. Was beim Ausschank an Jugendliche gilt, erklärt der Artikel Jugendschutz bei Vereinsveranstaltungen.

Kasse und Abrechnung

• Wechselgeld vorbereiten und die Anfangsbestände je Kasse notieren.
• Wertmarken oder Kartenzahlung reduzieren Bargeld an den Ständen. Hinweise im Artikel Kartenzahlung im Verein einführen.
• Zählprotokoll am Ende: Kassen von zwei Personen zählen und unterschreiben lassen.
• Belege sammeln: Einkaufsbelege für Getränke und Speisen gehören zur Abrechnung des Festes.

Steuerliche Einordnung

Der Verkauf von Speisen und Getränken gehört bei gemeinnützigen Vereinen zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Ertragsteuern fallen erst an, wenn die Einnahmen aller wirtschaftlichen Aktivitäten im Jahr seit 2026 mehr als 50.000 Euro betragen. Die Umsatzsteuer ist gesondert zu prüfen. Mehr dazu im Artikel Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Häufige Fragen

Brauchen wir für Kaffee und Kuchen eine Erlaubnis?

Für alkoholfreie Getränke und Speisen ist in vielen Bundesländern keine Gaststättenerlaubnis nötig. Hygieneregeln gelten trotzdem. Fragen Sie im Zweifel beim Ordnungsamt nach.

Dürfen wir Getränke im Supermarkt kaufen und weiterverkaufen?

Ja. Bewahren Sie die Kaufbelege auf. Bei größeren Festen lohnt sich oft ein Getränkehändler, der Kommissionsware liefert und nicht verkaufte Getränke zurücknimmt.

Wer haftet, wenn sich Gäste den Magen verderben?

Der Verein als Veranstalter. Sorgfältige Hygiene, eine Einweisung der Helfer und eine Vereinshaftpflichtversicherung, die Veranstaltungen abdeckt, sind deshalb wichtig.

Mehr zum Thema: Ticketing für Vereine →

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