Ein Vereinsfest stärkt die Gemeinschaft, macht den Verein in der Region bekannt und bringt oft auch Geld in die Kasse. Damit der Tag entspannt verläuft, braucht es eine gute Planung, am besten mit ausreichend Vorlauf. Diese Checkliste führt Sie durch die Vorbereitung.
Das Orga-Team
Bilden Sie ein kleines Team mit klaren Zuständigkeiten. Bewährt hat sich eine Gesamtleitung und je eine verantwortliche Person für:
- Genehmigungen und Sicherheit
- Finanzen und Kassen
- Helfende und Schichtplan
- Speisen und Getränke
- Programm und Technik
- Werbung und Presse
Treffen Sie sich regelmäßig und halten Sie Absprachen in einer gemeinsamen Liste fest.
Drei Monate vorher
- Termin, Ort und grobes Programm festlegen und mit anderen Veranstaltungen im Ort abgleichen
- Budget planen: Ausgaben, erwartete Einnahmen, Rücklage für Unvorhergesehenes
- Genehmigungen klären und beantragen
- Versicherungsschutz für die Veranstaltung prüfen
- Bei Bedarf Zelt, Bühne, Toilettenwagen und Technik reservieren
- Sponsoren und Unterstützer ansprechen
Sechs bis vier Wochen vorher
- Helferinnen und Helfer für Auf- und Abbau, Verkauf und Kasse einteilen
- Getränke, Speisen, Technik und Mobiliar bestellen
- Werbung starten: Webseite, Social Media, Plakate, lokale Presse
- Musik bei der GEMA anmelden, falls sie öffentlich gespielt wird
- Sanitätsdienst organisieren, falls nötig
- Nachbarn informieren, besonders bei Musik am Abend
In der letzten Woche
- Wechselgeld und Kartenterminal bereitstellen
- Ablaufplan und Notfallkontakte an alle Verantwortlichen verteilen
- Erste-Hilfe-Ausrüstung und Feuerlöscher prüfen
- Wetterbericht verfolgen und Plan B für Regen bereithalten
- Beschilderung, Preislisten und Hinweise zum Fotografieren vorbereiten
💡 Praxistipp: Teilen Sie Helfereinsätze in Schichten von zwei bis drei Stunden ein. Kurze Schichten finden deutlich leichter Freiwillige, und alle haben Zeit, das Fest auch selbst zu genießen.
Budget im Blick
| Ausgaben | Einnahmen |
|---|---|
| Zelt, Bühne, Technik | Eintritt, falls erhoben |
| Getränke und Speisen | Verkauf von Speisen und Getränken |
| GEMA und Künstlergagen | Tombola |
| Genehmigungsgebühren | Standgebühren externer Anbieter |
| Werbung und Druck | Sponsoring |
| Versicherung, Sanitätsdienst | Spenden |
| Reinigung und Entsorgung |
Planen Sie vorsichtig und rechnen Sie mit schlechtem Wetter. Ein Puffer von zehn bis fünfzehn Prozent für Unvorhergesehenes ist sinnvoll.
Speisen, Getränke und Jugendschutz
Achten Sie beim Verkauf von Alkohol auf das Jugendschutzgesetz: Bier, Wein und Sekt erst ab 16 Jahren, Spirituosen und spirituosenhaltige Mixgetränke erst ab 18 Jahren. Informieren Sie alle Helfenden am Ausschank und hängen Sie die Regeln sichtbar aus. Bieten Sie mindestens ein alkoholfreies Getränk an, das nicht teurer ist als das günstigste alkoholische Getränk in gleicher Menge. Achten Sie bei Speisen auf Hygiene und informieren Sie über Allergene, etwa mit einem Aushang am Stand.
Steuern nicht vergessen
Der Verkauf von Speisen und Getränken gehört zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Die Einnahmen zählen bei der Freigrenze von 50.000 Euro im Jahr mit. Erfassen Sie die Erlöse getrennt nach Bereichen, etwa Eintritt, Speisen und Getränke. Mehr dazu im Artikel Die vier Bereiche des gemeinnützigen Vereins.
Nach dem Fest
Rechnen Sie die Einnahmen zeitnah ab, verbuchen Sie sie im richtigen steuerlichen Bereich und bedanken Sie sich bei allen Helfenden. Eine kurze Rückschau mit dem Orga-Team hilft, beim nächsten Mal noch besser zu werden. Halten Sie fest, was gut lief, was nicht, und wie viel von welchem Produkt verkauft wurde. Das erleichtert die Bestellung im nächsten Jahr.
⚠️ Achtung: Zählen Sie die Kassen nach dem Fest immer zu zweit und dokumentieren Sie das Ergebnis in einem Zählprotokoll. Wie das geht, erklärt der Artikel Barkasse im Verein.
Mehr zu Ticketverkauf und Bezahlung finden Sie auf unserer Seite Ticketing für Vereine. Welche Genehmigungen nötig sind, erklärt der Artikel Genehmigungen und GEMA.
Häufige Fragen
Brauchen wir für ein kleines Fest auf dem eigenen Gelände eine Genehmigung?
Das hängt von Bundesland, Kommune und Art der Veranstaltung ab. Für den Alkoholausschank oder Musik am Abend kann auch auf dem eigenen Gelände etwas nötig sein. Fragen Sie beim Ordnungsamt nach.
Wie finden wir genug Helfende?
Fragen Sie persönlich und konkret, bieten Sie kurze Schichten an und machen Sie die Anmeldung einfach, etwa über eine Online-Liste. Mehr Ideen im Artikel Ehrenamtliche gewinnen und halten.
📄 Passende Vorlagen
- Checkliste Vereinsfest
- Helfer und Schichtplan
- Checkliste Genehmigungen
- Allergenaushang und Hygiene-Einweisung
- Kassenzählprotokoll für Veranstaltungen
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