Bierzeltgarnituren, Trikotsätze, Musikinstrumente, Beamer, Rasenmäher, der Vereinsbus: Über die Jahre sammelt jeder Verein eine beachtliche Menge an Material. Oft weiß aber niemand genau, was vorhanden ist und wo es lagert. Spätestens wenn ein Einbruch gemeldet werden muss oder ein neuer Vorstand übernimmt, wird das zum Problem. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Ihr Vereinseigentum mit wenig Aufwand im Griff behalten.
Warum eine Inventarliste wichtig ist
Eine gute Inventarliste ist mehr als Bürokratie. Sie hilft im Alltag an vielen Stellen:
- Versicherung: Nach einem Brand, Einbruch oder Sturmschaden müssen Sie nachweisen, was vorhanden war und welchen Wert es hatte.
- Kassenprüfung und Rechenschaft: Die Mitglieder haben ein Recht zu erfahren, was mit dem Vereinsvermögen geschieht.
- Planung: Wer weiß, was vorhanden ist, kauft nicht doppelt und erkennt rechtzeitig, was ersetzt werden muss.
- Vorstandswechsel: Die Liste ist ein zentraler Teil der Übergabe.
- Ausleihe: Sie wissen jederzeit, welches Material gerade bei wem ist.
Was in die Liste gehört
Für jeden Gegenstand reichen wenige Angaben:
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Bezeichnung und Anzahl | 12 Bierzeltgarnituren |
| Inventarnummer | INV-0042 |
| Anschaffungsdatum und Preis | Mai 2023, 1.180 Euro |
| Herkunft | Kauf, Sachspende, Zuschuss der Gemeinde |
| Standort | Lagerraum Vereinsheim, Regal 3 |
| Verantwortliche Person oder Abteilung | Festausschuss |
| Zustand und Wartung | gut, nächste Prüfung März |
| Foto | Ablage in der Vereinscloud |
Erfassen Sie nicht jeden Kugelschreiber. Eine sinnvolle Grenze ist ein Wert von etwa 100 bis 250 Euro oder Gegenstände, die regelmäßig ausgeliehen werden. Teure oder sicherheitsrelevante Dinge wie Defibrillatoren, Elektrogeräte oder Fahrzeuge gehören immer in die Liste.
💡 Praxistipp: Fotografieren Sie größere Anschaffungen mit dem Typenschild und legen Sie das Bild zusammen mit der Rechnung digital ab. Im Schadensfall ist das der schnellste Nachweis gegenüber der Versicherung.
Werkzeuge: Tabelle oder Software
Für kleinere Vereine reicht eine gemeinsam genutzte Tabelle in der Vereinscloud. Wichtig ist, dass mehrere Verantwortliche Zugriff haben und die Liste nicht nur auf einem privaten Laptop liegt. Größere Vereine profitieren von einer Vereinssoftware mit Inventarmodul oder einer einfachen Inventar-App. Damit lassen sich auch Ausleihen, Wartungstermine und Fotos verwalten. Aufkleber mit Inventarnummer oder QR-Code erleichtern die Zuordnung im Lager.
Verantwortlichkeiten klar regeln
Legen Sie fest, wer sich um welches Material kümmert. Die Abteilung Fußball verwaltet Bälle und Tore, der Festausschuss Zelte und Garnituren, die Jugendleitung das Zeltlagermaterial. Eine Person im Vorstand behält den Gesamtüberblick und sorgt dafür, dass die Liste mindestens einmal im Jahr überprüft wird, idealerweise vor der Kassenprüfung.
Ausleihe an Mitglieder und Dritte
Viele Vereine verleihen Material an Mitglieder oder befreundete Vereine. Das ist eine schöne Geste, braucht aber Regeln:
- Ausleihliste: Wer hat was wann ausgeliehen, wann kommt es zurück?
- Zustand prüfen: bei Ausgabe und Rückgabe kurz vermerken.
- Haftung klären: Wer ausleiht, haftet für Schäden und Verlust.
- Gebühr festlegen: Eine kleine Leihgebühr deckt Verschleiß. Steuerlich kann eine Vermietung an Nichtmitglieder zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gehören.
⚠️ Achtung: Gemeinnützige Vereine dürfen Vereinseigentum nicht dauerhaft unentgeltlich für private Zwecke einzelner Mitglieder zur Verfügung stellen. Gelegentliche Ausleihen im Rahmen des Vereinslebens sind üblich, die regelmäßige private Nutzung des Vereinsbusses ohne Entgelt dagegen nicht.
Sachspenden annehmen
Spendet ein Unternehmen einen Satz Trikots oder ein Mitglied einen Rasenmäher, nehmen Sie den Gegenstand mit Herkunft und Wert in die Inventarliste auf. Für Sachspenden kann der Verein eine Zuwendungsbestätigung ausstellen. Dafür muss der Wert nachvollziehbar ermittelt werden, bei neuen Sachen etwa durch die Rechnung, bei gebrauchten durch eine realistische Schätzung des Marktwerts. Wie die Bestätigung korrekt ausgestellt wird, steht im Artikel Zuwendungsbestätigung ausstellen.
Versicherung des Vereinseigentums
Die Vereinshaftpflicht deckt Schäden, die der Verein anderen zufügt, aber nicht Schäden am eigenen Eigentum. Dafür gibt es Sachversicherungen, etwa eine Inhaltsversicherung gegen Feuer, Einbruch und Leitungswasser oder eine Elektronikversicherung für teure Technik. Für Material, das unterwegs ist, etwa bei Auswärtsfahrten oder Zeltlagern, sind spezielle Deckungen sinnvoll. Einen Überblick bietet der Artikel Welche Versicherungen braucht ein Verein?. Gleichen Sie die Versicherungssumme regelmäßig mit dem Wert in Ihrer Inventarliste ab.
Verkauf und Entsorgung
Ausgediente Gegenstände können verkauft, verschenkt oder entsorgt werden. Halten Sie fest, wer das entschieden hat, und tragen Sie den Abgang in die Liste ein. Ein Verkaufserlös fließt in die Vereinskasse. Bei größeren Verkäufen, etwa eines Fahrzeugs, sollte der Vorstand einen Beschluss fassen und den Preis anhand vergleichbarer Angebote festlegen. Verkäufe an Mitglieder weit unter Wert sind bei gemeinnützigen Vereinen problematisch.
Häufige Fragen
Muss der Verein seine Anschaffungen abschreiben?
Für die vereinsrechtliche Rechenschaft reicht meist die Erfassung mit Anschaffungspreis. Steuerlich spielen Abschreibungen vor allem dann eine Rolle, wenn Gegenstände in einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb genutzt werden. Klären Sie das mit Ihrer steuerlichen Beratung.
Gehört Material, das mit einem Zuschuss gekauft wurde, dem Verein?
In der Regel ja. Manche Förderbescheide enthalten aber Auflagen, etwa eine Zweckbindung über mehrere Jahre. Vermerken Sie solche Bindungen in der Inventarliste, damit niemand das Material vorzeitig verkauft.
Wem gehört das Material einer Abteilung?
Abteilungen sind in der Regel kein eigener Verein. Ihr Material gehört dem Gesamtverein, auch wenn die Abteilung es selbst angeschafft hat und verwaltet.
📄 Passende Vorlagen
🔒 Download nach kostenloser Registrierung. Bereits registriert? Anmelden
Mehr zum Thema: Versicherungen für Vereine →