Neue Mitglieder sind das Lebenselixier jedes Vereins. Damit Aufnahme und Austritt reibungslos laufen, sollten die Abläufe klar geregelt und dokumentiert sein. Und auch für den seltenen Fall eines Ausschlusses braucht es feste Regeln.
Die Aufnahme
Wie Mitglieder aufgenommen werden, bestimmt die Satzung. Meist reicht ein schriftlicher oder digitaler Aufnahmeantrag, über den der Vorstand entscheidet. Die Mitgliedschaft beginnt mit der Aufnahmeentscheidung, nicht schon mit dem Antrag. Einen allgemeinen Anspruch auf Aufnahme gibt es in der Regel nicht. Lehnen Sie Anträge aber nicht willkürlich ab, und begründen Sie Ablehnungen sachlich.
Zum Aufnahmeantrag gehören:
- Beitrittserklärung mit allen nötigen Angaben
- SEPA-Lastschriftmandat für den Beitragseinzug
- Datenschutzhinweise nach der DSGVO
- bei Bedarf eine Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotos
- Hinweis auf Satzung und Beitragsordnung
💡 Praxistipp: Bündeln Sie Beitrittserklärung, SEPA-Mandat und Datenschutzhinweise in einem Formular oder einem Online-Antrag. Neue Mitglieder füllen dann nur einmal aus, und Sie haben alle Unterlagen vollständig beisammen.
Minderjährige Mitglieder
Kinder und Jugendliche brauchen für den Beitritt die Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertreter, also in der Regel beider Elternteile. Lassen Sie den Antrag von beiden unterschreiben oder bestätigen, dass ein Elternteil im Einverständnis des anderen handelt. Vermerken Sie, wer für die Beiträge aufkommt. Mit Eintritt der Volljährigkeit sollten Sie Kontaktdaten und SEPA-Mandat aktualisieren.
Nach der Aufnahme
- Aufnahme schriftlich bestätigen, mit Mitgliedsnummer und Beginn der Mitgliedschaft
- Daten in die Mitgliederverwaltung übernehmen
- Gegebenenfalls beim Dachverband melden, etwa für Spielerpässe
- Begrüßen und eine Ansprechperson nennen
Wie Sie neue Mitglieder im Verein halten, zeigt der Artikel Neue Mitglieder gewinnen.
Der Austritt
Jedes Mitglied hat das Recht, aus dem Verein auszutreten. Die Satzung kann bestimmen, dass der Austritt nur zum Ende eines Geschäftsjahres oder nach einer Kündigungsfrist möglich ist. Diese darf höchstens zwei Jahre betragen. Bei wichtigen Gründen, etwa einer unzumutbaren Beitragserhöhung, kann ein Mitglied auch fristlos kündigen.
- Austritt schriftlich mit dem Datum bestätigen, zu dem die Mitgliedschaft endet
- Beitragseinzug rechtzeitig stoppen
- Zugänge, Schlüssel und Vereinseigentum zurückfordern
- Aus Messenger-Gruppen und Verteilern entfernen
- Daten nach den Aufbewahrungsfristen löschen
Die Mitgliedschaft ist nicht übertragbar und nicht vererblich. Sie endet also auch mit dem Tod des Mitglieds. Beiträge bis zum Ende der Mitgliedschaft bleiben geschuldet.
Streichung von der Mitgliederliste
Viele Satzungen erlauben, Mitglieder von der Liste zu streichen, wenn sie trotz Mahnung längere Zeit keine Beiträge zahlen. Das ist ein vereinfachtes Verfahren ohne Anhörung. Es funktioniert aber nur, wenn die Satzung es ausdrücklich vorsieht und die Voraussetzungen genau eingehalten werden, etwa zwei Mahnungen mit Hinweis auf die drohende Streichung.
Der Ausschluss
Ein Ausschluss ist nur möglich, wenn die Satzung ihn regelt, und sollte das letzte Mittel sein. Typische Gründe sind ein grober Verstoß gegen die Satzung oder ein Verhalten, das dem Ansehen des Vereins erheblich schadet.
- Sachverhalt sorgfältig aufklären und dokumentieren
- Dem Mitglied die Vorwürfe mitteilen und Gelegenheit zur Stellungnahme geben
- Das zuständige Organ entscheidet, so wie es die Satzung bestimmt
- Die Entscheidung mit Begründung schriftlich mitteilen
- Auf ein vereinsinternes Rechtsmittel hinweisen, wenn die Satzung eines vorsieht
⚠️ Achtung: Gerichte prüfen Vereinsausschlüsse nur eingeschränkt, achten aber genau darauf, ob das Verfahren eingehalten wurde. Fehlt die Anhörung oder entscheidet das falsche Organ, ist der Ausschluss oft unwirksam.
Vorlage für die Beitrittserklärung mit SEPA-Mandat
Unser Formular bündelt den Antrag auf Mitgliedschaft und das SEPA-Lastschriftmandat, sodass neue Mitglieder nur einmal ausfüllen. Für Minderjährige ist ein Feld für die Unterschrift der Sorgeberechtigten vorgesehen.
- Antrag mit Kontaktdaten, Art der Mitgliedschaft und Beitrag
- Hinweis auf Satzung, Beitragsregeln und Datenschutz
- SEPA-Basislastschriftmandat mit Gläubiger-ID
Beitrittserklärung mit SEPA-Mandat herunterladen (Word)
Für das Ende der Mitgliedschaft finden Sie außerdem eine Vorlage für Kündigung und Austrittsbestätigung im Downloadcenter. Der Download ist für registrierte Vereine kostenlos.
Häufige Fragen
Darf der Verein eine Aufnahmegebühr verlangen?
Ja, wenn die Satzung oder die Beitragsordnung das vorsieht. Bei gemeinnützigen Vereinen darf sie die Allgemeinheit aber nicht ausschließen, also nicht unangemessen hoch sein. Mehr dazu im Artikel Beitragsordnung erstellen.
Kann ein Austritt per E-Mail erklärt werden?
Das hängt von der Satzung ab. Verlangt sie Schriftform, ist eine E-Mail streng genommen nicht ausreichend. Viele Vereine lassen inzwischen die Textform zu. Das ist für alle Seiten einfacher.
📄 Passende Vorlagen
- Beitrittserklärung mit SEPA
- Datenschutzhinweise Mitglieder
- Kündigung der Mitgliedschaft und Austrittsbestätigung
- Beitragsmahnung
- Anhörung und Beschluss zum Vereinsausschluss
- Mitgliedsausweis
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