Spenderinnen und Spender können Zuwendungen an gemeinnützige Vereine steuerlich geltend machen. Dafür brauchen sie in der Regel eine Zuwendungsbestätigung, umgangssprachlich Spendenquittung. Weil der Verein für die Richtigkeit haftet, lohnt sich ein sorgfältiger Ablauf.
Wann darf Ihr Verein Bestätigungen ausstellen?
Der Verein muss als steuerbegünstigt anerkannt sein. Der maßgebliche Bescheid darf nicht zu alt sein: Ein Freistellungsbescheid darf höchstens fünf Jahre, ein Feststellungsbescheid über die Satzung höchstens drei Jahre zurückliegen. Ist der Bescheid zu alt, dürfen keine Bestätigungen mehr ausgestellt werden, bis ein neuer Bescheid vorliegt.
Darauf kommt es an
- Verwenden Sie die amtlichen Muster der Finanzverwaltung. Für Geldspenden, Sachspenden und Sammelbestätigungen gibt es unterschiedliche Vordrucke.
- Übernehmen Sie Datum und Art des Bescheids genau so, wie sie im Bescheid stehen.
- Geben Sie den Betrag in Ziffern und in Worten an.
- Bestätigen Sie, dass die Zuwendung für einen bestimmten steuerbegünstigten Zweck verwendet wird.
- Bewahren Sie ein Doppel jeder ausgestellten Bestätigung auf.
- Mitgliedsbeiträge sind nicht in jedem Verein abzugsfähig. Bei Vereinen, die zum Beispiel Sport, kulturelle Freizeitbetätigung, Heimatpflege oder Brauchtum fördern, ist ein Abzug der Beiträge ausgeschlossen.
Geldspenden, Sachspenden, Aufwandsspenden
| Art | Besonderheit |
|---|---|
| Geldspende | einfachster Fall; Betrag laut Kontoauszug oder Barquittung |
| Sachspende | Wert muss nachvollziehbar belegt werden, etwa durch eine Rechnung; bei gebrauchten Sachen Zeitwert, nicht Neupreis |
| Sachspende aus einem Betrieb | maßgeblich ist in der Regel der Wert, mit dem das Unternehmen die Sache aus dem Betrieb entnimmt |
| Aufwandsspende | Verzicht auf einen Erstattungsanspruch, etwa für Fahrtkosten |
| Arbeitszeit | keine Spende; unentgeltliche Mitarbeit ist nicht abzugsfähig |
Die Aufwandsspende
Hat ein Ehrenamtlicher Anspruch auf Erstattung von Fahrtkosten und verzichtet darauf, kann der Verein eine Zuwendungsbestätigung über den Verzicht ausstellen. Voraussetzung ist, dass der Erstattungsanspruch vorher durch Satzung, Vertrag oder Vorstandsbeschluss eingeräumt wurde, ernst gemeint ist und der Verein ihn auch bezahlen könnte. Der Verzicht sollte zeitnah erklärt werden.
Vereinfachter Nachweis bis 300 Euro
Bei Einzelspenden bis 300 Euro genügt dem Finanzamt in der Regel ein vereinfachter Nachweis, zum Beispiel der Kontoauszug zusammen mit einem Beleg des Vereins über den steuerbegünstigten Zweck. Viele Vereine stellen trotzdem eine Bestätigung aus. Das ist ein freundlicher Service für Spenderinnen und Spender.
💡 Praxistipp: Statt vieler Einzelbelege können Sie regelmäßigen Spendern einmal im Jahr eine Sammelbestätigung über alle Zuwendungen ausstellen. Das spart Arbeit und Papier.
Digital statt auf Papier
Zuwendungsbestätigungen dürfen maschinell erstellt werden. Wer auf eine eigenhändige Unterschrift verzichten möchte, muss das Verfahren vorher dem Finanzamt anzeigen. Mit Einverständnis der spendenden Person kann der Verein die Daten auch direkt elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Dann entfällt der Papierbeleg. Viele Vereinsprogramme unterstützen diese Verfahren.
Haftung bei falschen Bestätigungen
Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Zuwendungsbestätigung ausstellt oder veranlasst, dass Spenden nicht für die angegebenen Zwecke verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer. Das Gesetz setzt dafür pauschal 30 Prozent des zugewendeten Betrags an.
⚠️ Achtung: Typische Fehler sind Bestätigungen für Sponsoring, für Zahlungen mit Gegenleistung wie Eintrittskarten oder für Beiträge, die nicht abzugsfähig sind. Prüfen Sie jede Bestätigung sorgfältig. Mehr zur Abgrenzung im Artikel Sponsoring oder Spende?
Häufige Fragen
Bis wann muss eine Bestätigung ausgestellt werden?
Eine feste Frist gibt es nicht. Spendende brauchen sie aber für ihre Steuererklärung. Bewährt hat sich, Sammelbestätigungen im ersten Quartal des Folgejahres zu verschicken.
Darf der Verein für eine Spende danken?
Ja, selbstverständlich. Ein Dankschreiben oder eine Nennung in der Vereinszeitung ohne Werbecharakter ist unschädlich. Eine Vorlage für die Zuwendungsbestätigung finden registrierte Vereine im Downloadcenter.
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