Messenger-Gruppen sind aus dem Vereinsalltag kaum wegzudenken: Trainingszeiten, Spielabsagen, Fahrgemeinschaften, Fotos vom Wochenende. Doch nicht jede Lösung ist aus Datenschutzsicht unproblematisch. Mit einigen Regeln lassen sich die Vorteile nutzen, ohne Risiken einzugehen.
Was ist das Problem?
In klassischen Gruppen sehen alle Teilnehmenden die Telefonnummern der anderen. Bei manchen Diensten werden zudem Daten an den Anbieter außerhalb der EU übermittelt, etwa Kontaktdaten aus dem Adressbuch. Wenn der Verein eine Gruppe einrichtet, trägt er dafür Verantwortung.
So nutzen Sie Messenger verantwortungsvoll
- Teilnahme freiwillig machen und wichtige Informationen auch auf anderem Weg bereitstellen
- Vor der Aufnahme in eine Gruppe die Einwilligung einholen, bei Minderjährigen die der Eltern
- Für reine Informationen Kanäle oder Broadcast-Funktionen nutzen, bei denen Telefonnummern nicht sichtbar sind
- Datensparsame Messenger oder Vereins-Apps in Betracht ziehen
- Ausgetretene Mitglieder zeitnah aus Gruppen entfernen
- Das Mindestalter der Anbieter beachten
💡 Praxistipp: Trennen Sie Informations- und Austauschgruppen: ein Kanal für offizielle Infos vom Verein und optionale Gruppen für den lockeren Austausch, die die Mitglieder selbst organisieren. Das reduziert die Verantwortung des Vereins deutlich.
Welche Lösung passt?
| Lösung | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Verbreiteter Messenger mit Gruppen | fast alle haben ihn | Nummern sichtbar, Datenübermittlung an den Anbieter |
| Kanäle oder Broadcast-Listen | Nummern nicht sichtbar | nur Einbahnstraße |
| Datensparsame Messenger | besserer Datenschutz | nicht alle nutzen sie |
| Vereins-App | Termine, Zu- und Absagen, Chat an einem Ort | Kosten, Einführungsaufwand |
| E-Mail-Verteiler oder Newsletter | etabliert, gut dokumentierbar | weniger spontan |
Gruppenregeln aufstellen
Ein paar einfache Regeln machen Gruppen angenehmer und sicherer:
- Wofür ist die Gruppe da, und wofür nicht?
- Wer darf Personen hinzufügen?
- Keine Fotos anderer ohne deren Einverständnis
- Keine Gesundheitsdaten, etwa genaue Angaben zu Verletzungen oder Erkrankungen
- Respektvoller Umgangston
- Wer moderiert, wer kann Beiträge löschen?
Veröffentlichen Sie die Regeln als erste Nachricht in der Gruppe und erinnern Sie bei Bedarf daran.
Kinder und Jugendliche
Für Gruppen mit Kindern und Jugendlichen gelten besondere Anforderungen. Viele Kinderschutzkonzepte sehen vor, dass Übungsleitende nicht privat mit einzelnen Kindern chatten, sondern nur in Gruppen, in denen mindestens eine weitere erwachsene Person dabei ist. Bei jüngeren Kindern laufen Absprachen ohnehin am besten über die Eltern. Mehr dazu im Artikel Kinderschutz im Verein.
⚠️ Achtung: Achten Sie auf das Mindestalter, das die Messenger-Anbieter in ihren Nutzungsbedingungen vorgeben. Kinder darunter sollten nicht in Vereinsgruppen aufgenommen werden. Nutzen Sie stattdessen Elterngruppen.
Dienstliche oder private Geräte?
Die meisten Ehrenamtlichen nutzen ihr privates Smartphone. Das ist in Ordnung, wenn einige Grundregeln gelten: Bildschirmsperre, aktuelle Updates, keine Weitergabe von Mitgliederlisten aus der Gruppe und Löschung der Vereinsdaten, wenn die Aufgabe endet.
E-Mail-Verteiler
Auch bei E-Mails gilt: Rundmails an viele Empfänger immer mit Blindkopie oder über einen Newsletter-Dienst versenden. Mehr Grundlagen erklärt unser Artikel DSGVO im Verein, Tipps zum Newsletter der Artikel Newsletter für Vereine.
Häufige Fragen
Müssen wir Messenger komplett verbieten?
Nein. Wichtig ist, dass die Nutzung freiwillig ist, Betroffene eingewilligt haben und es einen alternativen Informationsweg gibt.
Wer ist verantwortlich, wenn Eltern selbst eine Gruppe gründen?
Gründen Eltern oder Mitglieder eine Gruppe privat, liegt die Verantwortung in der Regel bei ihnen. Der Verein sollte dann klarstellen, dass es sich nicht um eine offizielle Vereinsgruppe handelt.
📄 Passende Vorlagen
🔒 Download nach kostenloser Registrierung. Bereits registriert? Anmelden
Mehr zum Thema: Digitalisierung für Vereine →