Ein Newsletter ist einer der direktesten Wege zu Mitgliedern, Fans und Förderern. Anders als in sozialen Netzwerken entscheidet kein Algorithmus darüber, wer die Nachricht sieht. Mit ein paar Regeln ist er rechtssicher, und mit guten Inhalten wird er auch gelesen.
Wer darf angeschrieben werden?
- Mitglieder: Informationen über Vereinsangelegenheiten, etwa Einladungen, Termine oder Neuigkeiten, dürfen Sie im Rahmen der Mitgliedschaft per E-Mail verschicken.
- Interessierte und Förderer: Wer nicht Mitglied ist, braucht vorher eine Einwilligung. Bewährt hat sich das Double-Opt-in-Verfahren mit Bestätigungsmail, damit die Einwilligung nachweisbar ist.
- Werbung Dritter: Angebote von Sponsoren sollten Sie nur mit ausdrücklicher Einwilligung versenden.
- Spenderinnen und Spender: Für Spendenaufrufe an frühere Spender gelten besondere Regeln. Holen Sie im Zweifel eine Einwilligung ein.
Pflichtangaben und Technik
- Abmeldelink in jedem Newsletter
- Impressum des Vereins im Newsletter
- Newsletter-Dienst mit Servern in der EU und Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- Keine offenen Verteiler mit sichtbaren E-Mail-Adressen
- Dokumentation der Einwilligungen mit Datum und Bestätigung
Das Double-Opt-in
- Die Person trägt ihre E-Mail-Adresse auf der Webseite oder einem Formular ein
- Sie erhält eine E-Mail mit Bestätigungslink
- Erst nach dem Klick wird sie in den Verteiler aufgenommen
- Der Newsletter-Dienst speichert Zeitpunkt und Ablauf als Nachweis
Gängige Newsletter-Dienste bieten dieses Verfahren automatisch an.
Inhalte, die gelesen werden
- Ein Thema als Aufmacher statt einer langen Liste
- Kurze Texte mit Link zur Webseite für mehr Details
- Fotos aus dem Vereinsleben
- Ein fester Rhythmus, zum Beispiel einmal im Monat
- Ein klarer Betreff, der neugierig macht
| Rubrik | Beispiel |
|---|---|
| Aufmacher | „Neue Flutlichtanlage: Am 12. Oktober wird eingeschaltet“ |
| Termine | die nächsten drei Wochen auf einen Blick |
| Aus den Abteilungen | je ein kurzer Absatz mit Foto |
| Mitmachen | Helfende gesucht für den Weihnachtsmarkt |
| Danke | an Sponsoren und Ehrenamtliche |
💡 Praxistipp: Bauen Sie die Anmeldung zum Newsletter direkt in die Beitrittserklärung und in die Webseite ein. Bei Veranstaltungen hilft ein QR-Code auf Plakaten, der direkt zum Anmeldeformular führt.
Zustellbarkeit
Damit der Newsletter nicht im Spam-Ordner landet:
- Einen professionellen Newsletter-Dienst statt des normalen E-Mail-Programms nutzen
- Als Absender eine Adresse der Vereinsdomain verwenden
- Nicht zu viele Bilder und Links, keine reißerischen Betreffzeilen
- Inaktive Adressen nach einiger Zeit aus dem Verteiler entfernen
Erfolg messen
Newsletter-Dienste zeigen an, wie viele Empfänger den Newsletter öffnen und welche Links angeklickt werden. Nutzen Sie diese Werte, um Themen und Versandzeitpunkt zu verbessern. Achten Sie dabei auf den Datenschutz und informieren Sie in der Datenschutzerklärung über die Auswertung.
⚠️ Achtung: Rundmails mit allen Adressen im Feld „An“ oder „CC“ sind eine Datenpanne. Nutzen Sie immer einen Newsletter-Dienst oder mindestens die Blindkopie. Mehr dazu im Artikel DSGVO im Verein.
Weitere Ideen für die digitale Vereinskommunikation finden Sie auf unserer Seite Digitalisierung im Verein.
Häufige Fragen
Darf der Verein ausgetretenen Mitgliedern weiter den Newsletter schicken?
Nur mit ihrer Einwilligung. Fragen Sie beim Austritt, ob die Person den Newsletter weiter erhalten möchte.
Wie lange gilt eine Einwilligung?
Bis zum Widerruf. Wird sie aber jahrelang nicht genutzt, kann sie als verbraucht gelten. Versenden Sie deshalb regelmäßig.
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