Mit der SEPA-Lastschrift zieht Ihr Verein Mitgliedsbeiträge automatisch ein. Das spart Zeit, vermeidet offene Beiträge und schafft Planungssicherheit. Für die meisten Vereine ist sie der einfachste Weg, Beiträge zuverlässig zu erhalten.
Die Voraussetzungen
- Gläubiger-Identifikationsnummer: Sie wird kostenlos online bei der Deutschen Bundesbank beantragt und bleibt dauerhaft beim Verein, auch bei einem Vorstandswechsel.
- Inkassovereinbarung: Ihre Bank muss den Lastschrifteinzug für das Vereinskonto freischalten. Sie prüft dabei in der Regel die Bonität des Vereins und legt ein Einreichungslimit fest.
- SEPA-Lastschriftmandat: Jedes Mitglied erteilt dem Verein die Erlaubnis zum Einzug. Jedes Mandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenz, zum Beispiel die Mitgliedsnummer.
- Software: Lastschriftdateien erstellen Sie mit dem Online-Banking, einer Vereinssoftware oder einem Buchhaltungsprogramm.
Was in das Mandat gehört
- Name und Anschrift des Vereins
- Gläubiger-Identifikationsnummer
- Mandatsreferenz
- Hinweis auf wiederkehrende Zahlungen
- Name und Anschrift der kontoführenden Person
- IBAN
- Datum und Unterschrift
- Den Hinweis auf das Recht, innerhalb von acht Wochen die Erstattung zu verlangen
Eine Beitrittserklärung mit SEPA-Mandat finden registrierte Vereine im Downloadcenter.
💡 Praxistipp: Wenn Mandate online erteilt werden, etwa über ein Beitrittsformular auf der Webseite, trägt der Verein ein höheres Risiko: Ohne unterschriebenes Mandat kann das Mitglied länger widersprechen. Lassen Sie sich das Mandat deshalb möglichst zusätzlich unterschrieben geben oder nutzen Sie ein Verfahren, das Ihre Bank ausdrücklich akzeptiert.
Vorabankündigung nicht vergessen
Vor jedem Einzug informieren Sie die Mitglieder über Betrag und Fälligkeit. Ohne andere Vereinbarung muss diese Vorabankündigung mindestens 14 Kalendertage vorher erfolgen. Viele Vereine regeln eine kürzere Frist im Mandat oder nennen die festen Einzugstermine in der Beitragsordnung. Dann reicht die einmalige Information. Ändert sich der Betrag, etwa nach einer Beitragserhöhung, ist eine neue Ankündigung nötig.
Der Einzug in der Praxis
- Mitgliederliste mit Beiträgen und Mandaten aktualisieren: Neue Mitglieder hinzufügen, Ausgetretene entfernen, geänderte Bankverbindungen übernehmen
- Lastschriftdatei erstellen
- Datei rechtzeitig vor dem Fälligkeitstag bei der Bank einreichen; in der Regel genügt ein Bankarbeitstag Vorlauf
- Gutschrift auf dem Vereinskonto prüfen
- Rücklastschriften klären und nachfassen
Rücklastschriften und Widerspruch
Mitglieder können einer autorisierten Lastschrift innerhalb von acht Wochen ohne Begründung widersprechen. Bei Lastschriften ohne gültiges Mandat verlängert sich die Frist auf bis zu 13 Monate. Häufige Gründe für Rücklastschriften sind fehlende Deckung, ein aufgelöstes Konto oder eine falsche IBAN.
Gebühren für Rücklastschriften, die das Mitglied verursacht hat, können Sie weiterberechnen, wenn das in der Beitragsordnung geregelt ist. Fordern Sie offene Beiträge freundlich, aber zeitnah an.
💡 Praxistipp: Ein Mandat verliert seine Gültigkeit, wenn es 36 Monate lang nicht genutzt wurde. Wer Beiträge nur alle zwei oder drei Jahre einzieht oder Mitglieder für einige Zeit beitragsfrei stellt, sollte das im Blick behalten.
Mandate aufbewahren
Bewahren Sie Mandate auf, solange Sie Lastschriften damit einziehen, und darüber hinaus mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug. Beim Wechsel der Bankverbindung eines Mitglieds kann das bisherige Mandat mit der neuen IBAN weitergenutzt werden, wenn das Mitglied die Änderung mitteilt.
Häufige Fragen
Können wir Beiträge auch von Konten im Ausland einziehen?
Ja, innerhalb des SEPA-Raums funktioniert die Lastschrift auch mit ausländischen Konten.
Was tun, wenn ein Mitglied nicht per Lastschrift zahlen will?
Dann bleibt die Überweisung. Sie können in der Beitragsordnung festlegen, dass für Selbstzahler ein kleiner Aufschlag für den Mehraufwand anfällt. Mehr dazu im Artikel Beitragsordnung erstellen.
📄 Passende Vorlagen
🔒 Download nach kostenloser Registrierung. Bereits registriert? Anmelden
Mehr zum Thema: Zahlungsverkehr für Vereine →