Ein Vereinsheim steht oft viele Stunden in der Woche leer. Warum es nicht für Geburtstage, Kurse oder Versammlungen anderer Gruppen öffnen? Die Mieteinnahmen helfen, Strom, Heizung und Instandhaltung zu bezahlen. Damit aus der guten Idee kein Ärger wird, sollten einige Punkte geklärt sein. Dieser Artikel gibt einen Überblick.
Darf der Verein überhaupt vermieten?
Prüfen Sie zuerst, ob der Verein über die Räume frei verfügen darf. Gehört das Gebäude der Gemeinde oder ist es gepachtet, regelt der Pacht- oder Nutzungsvertrag, ob eine Weitervermietung erlaubt ist. Häufig ist dafür die Zustimmung der Eigentümerin nötig. Auch das Baurecht kann Grenzen setzen, etwa wenn ein Sportheim nicht für größere Feiern mit vielen Gästen genehmigt ist.
Der Nutzungsvertrag
Vermieten Sie nie nur per Handschlag. Ein schriftlicher Nutzungsvertrag schützt beide Seiten. Er sollte mindestens regeln:
- Mietsache und Zeitraum: Welche Räume, welche Ausstattung, von wann bis wann einschließlich Auf- und Abbau?
- Entgelt und Kaution: Höhe der Miete, Nebenkosten, Fälligkeit und eine Kaution für Schäden und Reinigung.
- Nutzungszweck und Personenzahl: Wofür werden die Räume genutzt, wie viele Gäste sind höchstens zugelassen?
- Pflichten der Mietenden: Hausordnung, Ruhezeiten, Rauchverbot, Jugendschutz, Müllentsorgung, Endreinigung.
- Haftung: Die Mietenden haften für Schäden, die sie oder ihre Gäste verursachen. Bei größeren Veranstaltungen kann eine Veranstalterhaftpflicht verlangt werden.
- Anmeldungen: Wer meldet Musik bei der GEMA an, wer kümmert sich um eventuell nötige Genehmigungen?
- Übergabe und Rückgabe: Ein kurzes Protokoll mit Schlüsselübergabe, Zählerständen und festgestellten Schäden.
💡 Praxistipp: Legen Sie eine einfache Hausordnung und eine Checkliste für die Rückgabe als Anlage zum Vertrag bei. So weiß jeder, in welchem Zustand die Räume zurückgegeben werden müssen, und Streit über die Kaution wird seltener.
Steuerliche Einordnung
Für gemeinnützige Vereine ist entscheidend, welchem steuerlichen Bereich die Vermietung zuzuordnen ist. Grundlagen dazu finden Sie im Artikel Die vier Bereiche des gemeinnützigen Vereins. Vereinfacht gilt:
| Art der Vermietung | Typische Einordnung |
|---|---|
| Langfristige Vermietung, etwa an einen anderen Verein oder einen Pächter der Vereinsgaststätte | Vermögensverwaltung, steuerfrei |
| Kurzfristige Vermietung von Sportanlagen an Mitglieder für sportliche Zwecke | in der Regel Zweckbetrieb |
| Kurzfristige Vermietung an Nichtmitglieder, etwa für private Feiern | in der Regel wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb |
| Vermietung mit zusätzlichen Leistungen wie Bewirtung oder Bedienung | wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb |
Einnahmen aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben bleiben steuerfrei, solange die Einnahmen aller wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe zusammen 50.000 Euro im Jahr (seit 2026) nicht übersteigen. Bei der Umsatzsteuer gilt: Langfristige Vermietungen von Räumen sind meist umsatzsteuerfrei, kurzfristige Vermietungen und die Vermietung von Sportanlagen sind dagegen in der Regel steuerpflichtig. Ob tatsächlich Umsatzsteuer anfällt, hängt auch davon ab, ob der Verein die Kleinunternehmerregelung nutzt. Mehr dazu im Artikel Umsatzsteuer im Verein.
⚠️ Achtung: Vergünstigungen für Mitglieder sind möglich, sollten aber maßvoll bleiben. Überlässt der Verein Räume regelmäßig weit unter dem üblichen Preis für private Zwecke einzelner Mitglieder, kann das als unzulässige Zuwendung gelten und die Gemeinnützigkeit gefährden. Stimmen Sie Ihre Preisgestaltung im Zweifel mit Ihrer steuerlichen Beratung ab.
Haftung und Versicherung
Der Verein bleibt als Eigentümer oder Hauptmieter für den sicheren Zustand der Räume verantwortlich. Dazu gehören funktionierende Notausgänge, Feuerlöscher, sichere Elektrik und geräumte Wege im Winter. Was zur Verkehrssicherungspflicht gehört, beschreibt der Artikel Verkehrssicherungspflicht.
Prüfen Sie mit Ihrer Versicherung, ob die Vermietung an Dritte vom Versicherungsschutz umfasst ist. Das betrifft die Vereinshaftpflicht ebenso wie die Gebäude- und Inhaltsversicherung. Manche Verträge decken nur die eigene Nutzung ab.
Organisation im Alltag
- Eine Ansprechperson: Benennen Sie eine Person, die Anfragen annimmt, Termine koordiniert und Schlüssel übergibt.
- Belegungskalender: Ein Online-Kalender verhindert Doppelbuchungen und zeigt, wann die Räume für den Vereinsbetrieb frei bleiben müssen.
- Klare Preise: Eine Preisliste für Mitglieder, Vereine und Externe schafft Transparenz.
- Rechnungen: Stellen Sie für jede Vermietung eine Rechnung aus und buchen Sie die Einnahmen im richtigen steuerlichen Bereich.
Häufige Fragen
Muss der Verein die Mieteinnahmen versteuern?
Das hängt von der Art der Vermietung ab. Langfristige Vermietungen sind meist steuerfrei. Kurzfristige Vermietungen an Externe gehören zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und sind bis zur Freigrenze ertragsteuerfrei, können aber umsatzsteuerpflichtig sein.
Wer ist verantwortlich, wenn bei einer privaten Feier etwas passiert?
Für das Geschehen auf der Feier sind in erster Linie die Mietenden verantwortlich. Für den Zustand der Räume bleibt der Verein verantwortlich. Ein guter Vertrag und eine passende Versicherung grenzen die Verantwortung klar ab.
Dürfen Mieter eigene Getränke verkaufen?
Wird bei einer privaten Feier nichts verkauft, ist das meist unproblematisch. Ein Verkauf an Gäste kann aber eine Erlaubnis nach dem Gaststättenrecht des Landes erfordern. Regeln Sie im Vertrag, dass die Mietenden dafür selbst verantwortlich sind.
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