Rechner für Vereine
Fahrtkosten und Aufwandsspende berechnen
Was bekommen Ehrenamtliche für Fahrten und Auslagen erstattet, und welchen Betrag können sie stattdessen spenden? Tragen Sie Kilometer und Belege ein. Der Rechner zeigt Erstattung und spendenfähigen Betrag und prüft die Voraussetzungen für die Aufwandsspende. Kostenlos und ohne Anmeldung.
Verzichtserklärung und Fahrtkostenabrechnung
Vorlagen für den Vorstandsbeschluss, die Verzichtserklärung zur Aufwandsspende und die Abrechnung von Fahrten und Auslagen.
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Werte 2026. Unverbindliche Berechnung, keine Steuerberatung.
So nutzen Sie den Rechner
Tragen Sie die gefahrenen Kilometer und die Auslagen ein, für die es Belege gibt, zum Beispiel Parktickets, Fahrkarten oder Einkäufe für den Verein. Der Kilometersatz ist mit 0,30 Euro für das Auto vorbelegt und lässt sich ändern. Wählen Sie dann, ob der Betrag ausgezahlt oder ganz oder teilweise gespendet werden soll. Bei einer Spende fragt der Rechner die Voraussetzungen ab und nennt die Frist für den Verzicht.
Fahrtkosten richtig erstatten
Fährt jemand für den Verein mit dem eigenen Auto, kann der Verein die Kosten pauschal erstatten. Steuerlich unproblematisch sind 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, für Motorrad und Motorroller 0,20 Euro. Die Sätze stammen aus dem Reisekostenrecht. Wer mehr erstattet, braucht einen Nachweis über höhere tatsächliche Kosten, sonst kann der Mehrbetrag als Vergütung gelten.
Für jede Fahrt sollten Datum, Anlass, Start, Ziel und Kilometer festgehalten werden. Bei regelmäßigen Fahrten, etwa zum Training oder zu Auswärtsspielen, hilft ein einfaches Fahrtenbuch.
Auslagenersatz ist keine Vergütung
Erstattet der Verein Ausgaben gegen Beleg, ist das Auslagenersatz. Er ist steuerfrei und zählt nicht auf die Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale an. Anders ist es bei pauschalen Zahlungen ohne Einzelnachweis, etwa einer festen Monatssumme für Fahrten. Sie gelten als Vergütung und sind nur im Rahmen der Pauschalen steuerfrei. Wie viel davon frei bleibt, zeigt der Rechner für Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale.
Die Aufwandsspende
Viele Ehrenamtliche möchten ihr Geld gar nicht zurück. Statt die Abrechnung einfach in der Schublade zu lassen, können sie auf ihren Erstattungsanspruch verzichten und ihn so dem Verein spenden. Der Verein stellt dafür eine Zuwendungsbestätigung aus, die Person setzt den Betrag in ihrer Steuererklärung ab. Geld fließt dabei nicht hin und her (§ 10b Abs. 3 EStG).
Das Finanzamt erkennt die Aufwandsspende nur unter diesen Bedingungen an:
- Der Anspruch steht vorher fest: Satzung, Vorstandsbeschluss oder schriftliche Vereinbarung räumen den Erstattungsanspruch ein, bevor die Kosten entstehen.
- Der Anspruch ist ernst gemeint: Der Verein muss wirtschaftlich in der Lage sein, den Betrag auszuzahlen.
- Der Verzicht ist freiwillig: Die Erstattung darf nicht von Anfang an nur unter der Bedingung zugesagt werden, dass darauf verzichtet wird.
- Der Verzicht kommt zeitnah: bei einmaligen Tätigkeiten innerhalb von drei Monaten, bei regelmäßigen Tätigkeiten innerhalb eines Jahres nach Fälligkeit.
Ein Rechenbeispiel
Jugendleiterin mit Auswärtsfahrten: Sie fährt in einer Saison 1.200 Kilometer zu Spielen und kauft für 45 Euro Trainingsmaterial. Der Vorstand hat vorab beschlossen, Fahrten mit 0,30 Euro je Kilometer zu erstatten. Der Anspruch beträgt 360 Euro für die Fahrten plus 45 Euro Auslagen, zusammen 405 Euro. Sie verzichtet auf 300 Euro und lässt sich 105 Euro auszahlen. Der Verein stellt eine Zuwendungsbestätigung über 300 Euro aus.
Das Beispiel beruht auf den Werten für 2026.
Typische Fehler
- Beschluss im Nachhinein: Wird der Erstattungsanspruch erst nach der Fahrt beschlossen, ist keine Aufwandsspende möglich.
- Zeit statt Geld gespendet: Spenden lässt sich nur ein Anspruch auf Geld. Unentgeltlich geleistete Stunden sind keine Spende.
- Pauschalen ohne Nachweis: Feste Fahrtkostenpauschalen sind Vergütung und brauchen bei Vorstandsmitgliedern eine Grundlage in der Satzung.
- Verzicht zu spät: Wer Belege über Jahre sammelt und erst dann verzichtet, riskiert, dass das Finanzamt die Spende nicht anerkennt.
Passend dazu
Im Wiki: Auslagenerstattung und Aufwandsspende, Zuwendungsbestätigung ausstellen und Vergütungen an Vorstand und Mitglieder. Vorlagen: Auslagen- und Fahrtkostenabrechnung, Aufwandsspende: Beschluss und Verzicht sowie Muster Zuwendungsbestätigung im Downloadcenter. Weitere Rechner: Alle Rechner für Vereine.
Stand: Oktober 2026. Rechtsgrundlagen: § 10b Abs. 3 und § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Einkommensteuergesetz, BMF-Schreiben vom 25. November 2014 und 24. August 2016. Der Rechner liefert eine unverbindliche Einschätzung und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Häufige Fragen zu Fahrtkosten und Aufwandsspende
Wie viel Kilometergeld darf ein Verein steuerfrei zahlen?
0,30 Euro je gefahrenem Kilometer mit dem Auto und 0,20 Euro mit Motorrad oder Roller gelten als unproblematisch. Höhere Sätze sind nur mit Nachweis der tatsächlichen Kosten möglich.
Was ist eine Aufwandsspende?
Eine Person verzichtet auf ihren Anspruch, sich Fahrtkosten oder Auslagen vom Verein erstatten zu lassen. Der Verzicht gilt als Geldspende, für die der Verein eine Zuwendungsbestätigung ausstellen darf.
Bis wann muss der Verzicht erklärt werden?
Bei einmaligen Tätigkeiten innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit des Anspruchs, bei regelmäßigen Tätigkeiten innerhalb eines Jahres. Der Verzicht sollte schriftlich festgehalten werden.
Braucht es für die Aufwandsspende einen Vorstandsbeschluss?
Der Erstattungsanspruch muss feststehen, bevor die Kosten entstehen. Das kann die Satzung regeln, ein Vertrag oder ein Vorstandsbeschluss. Ein Beschluss nach der Fahrt reicht nicht.
Zählt die Erstattung auf die Ehrenamtspauschale an?
Nein. Auslagenersatz gegen Beleg ist keine Vergütung und bleibt neben der Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale steuerfrei.
Abrechnung und Verzicht als Vorlage
Registrieren Sie Ihren Verein kostenlos und laden Sie die Fahrtkostenabrechnung, den Beschluss zur Aufwandsspende und die Muster-Zuwendungsbestätigung herunter.
Hinweis: Der Rechner und die Erläuterungen geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Mehr dazu in unserem Haftungsausschluss.