Auslagenerstattung und Aufwandsspende: Wenn Ehrenamtliche Geld vorstrecken

Die Trainerin kauft Leibchen im Sportgeschäft, der Kassenwart fährt mit dem eigenen Auto zur Bank, der Jugendleiter besorgt Getränke für das Zeltlager. Ehrenamtliche strecken ständig Geld für den Verein vor. Wie diese Ausgaben korrekt erstattet werden und wann daraus eine steuerlich absetzbare Spende werden kann, erklärt dieser Artikel.

Auslagenersatz: Was erstattet werden kann

Wer im Auftrag des Vereins Ausgaben hat, kann diese grundsätzlich vom Verein zurückverlangen. Erstattet werden tatsächlich entstandene Kosten, die für die Vereinsarbeit notwendig waren. Typische Beispiele:

• Material und Verbrauchsgüter, etwa Bastelbedarf, Bälle oder Büromaterial,
• Porto, Telefon- und Druckkosten,
• Fahrtkosten zu Wettkämpfen, Sitzungen oder Fortbildungen,
• Übernachtungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen,
• Teilnahmegebühren für Lehrgänge, die der Verein veranlasst hat.

Die Erstattung von nachgewiesenen Auslagen ist keine Vergütung. Sie ist steuerfrei und hat nichts mit der Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale zu tun.

Belege und Abrechnung

Damit eine Erstattung sauber dokumentiert ist, braucht der Verein:

1. den Originalbeleg oder eine gut lesbare Kopie, etwa Kassenbon, Rechnung oder Tankquittung,
2. den Zweck der Ausgabe, also wofür das Material oder die Fahrt nötig war,
3. eine Freigabe durch die zuständige Person im Vorstand,
4. die Auszahlung per Überweisung, damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt.

Ein einheitliches Formular für Auslagenabrechnungen spart Zeit. Legen Sie außerdem fest, bis zu welchem Betrag ohne vorherige Absprache eingekauft werden darf und welche Fristen für die Einreichung gelten, zum Beispiel innerhalb von drei Monaten.

Fahrtkosten

Für Fahrten mit dem privaten Auto können Vereine die tatsächlichen Kosten oder eine Kilometerpauschale erstatten. Steuerlich unproblematisch ist eine Erstattung von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer. Halten Sie in einer Fahrtkostenabrechnung Datum, Anlass, Start und Ziel sowie die gefahrenen Kilometer fest. Für regelmäßige Fahrten, etwa zum Training, hilft ein Fahrtenbuch.

Die Aufwandsspende: Verzicht auf Erstattung

Viele Ehrenamtliche möchten ihre Auslagen gar nicht zurückhaben. Statt einfach auf die Abrechnung zu verzichten, können sie ihren Erstattungsanspruch dem Verein spenden. Der Verein stellt dann eine Zuwendungsbestätigung aus, und die Person kann den Betrag in ihrer Steuererklärung geltend machen. Man spricht von einer Aufwandsspende.

Damit das Finanzamt die Aufwandsspende anerkennt, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Anspruch muss vorher bestehen: Der Erstattungsanspruch muss durch die Satzung, einen Vertrag oder einen Vorstandsbeschluss eingeräumt worden sein, bevor die Ausgabe entstanden ist. Ein Beschluss im Nachhinein reicht nicht.
• Der Anspruch muss ernst gemeint sein: Der Verein muss wirtschaftlich in der Lage sein, die Erstattung tatsächlich zu zahlen. Ein Anspruch, der nur auf dem Papier besteht, genügt nicht.
• Der Verzicht muss freiwillig und zeitnah sein: Die Person verzichtet ausdrücklich, idealerweise schriftlich. Bei einmaligen Ausgaben sollte das innerhalb weniger Monate geschehen, bei regelmäßigen Tätigkeiten spätestens innerhalb eines Jahres.
• Die Höhe muss belegt sein: Grundlage sind die nachgewiesenen Auslagen, etwa die abgerechneten Kilometer.

In der Zuwendungsbestätigung wird angegeben, dass es sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt. Wie die Bestätigung aufgebaut ist, lesen Sie im Artikel Zuwendungsbestätigung ausstellen.

Die Alternative: Rückspende

Eine einfachere Alternative ist die Rückspende: Der Verein zahlt die Erstattung tatsächlich aus, und die Person überweist den Betrag anschließend als Geldspende zurück. Auch dann kann eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden. Wichtig ist, dass beide Zahlungen tatsächlich fließen und die Rückspende freiwillig ist. Eine Verpflichtung zur Rückspende darf es nicht geben.

Typische Fehler vermeiden

• Spendenbescheinigung für die eigene Arbeitszeit: Unentgeltlich geleistete Stunden sind keine Spende. Nur ein vorher vereinbarter Vergütungs- oder Erstattungsanspruch, auf den verzichtet wird, kann als Aufwandsspende gelten.
• Fehlende Belege: Ohne nachgewiesene Kosten gibt es weder Erstattung noch Aufwandsspende.
• Nachträglicher Beschluss: Ein Anspruch, der erst nach der Tätigkeit beschlossen wird, reicht für eine Aufwandsspende nicht aus.
• Vermischung mit Pauschalen: Wer die Ehrenamtspauschale erhält, kann daneben nachgewiesene Auslagen erstattet bekommen. Beides muss aber getrennt abgerechnet werden.

🧮 Rechner: Kilometer und Auslagen zusammenrechnen und prüfen, ob eine Aufwandsspende möglich ist: mit unserem kostenlosen Rechner für Fahrtkosten und Aufwandsspende.

Häufige Fragen

Kann ein Verein seinen Ehrenamtlichen die Erstattung verweigern?

Bei Auslagen, die im Auftrag des Vereins entstanden sind, besteht in der Regel ein Anspruch auf Ersatz. Die Satzung oder ein Beschluss kann aber regeln, welche Ausgaben vorher genehmigt werden müssen.

Ist die Aufwandsspende auch für Vorstandsmitglieder möglich?

Ja, unter denselben Voraussetzungen. Für den Auslagenersatz des Vorstands gilt das Vereinsrecht unmittelbar, die Regeln für den Verzicht sind dieselben.

Wie hoch darf eine Aufwandsspende sein?

Sie kann so hoch sein wie der tatsächlich bestehende Erstattungsanspruch. Für die Steuer gelten dieselben Höchstbeträge wie bei Geldspenden.

Mehr zum Thema: Beratung für Vereine →

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