Die Mitgliederversammlung ist das wichtigste Organ eines Vereins. Hier wird der Vorstand gewählt, der Haushalt beschlossen und über Satzungsänderungen entschieden. Damit diese Beschlüsse wirksam sind, muss die Versammlung ordnungsgemäß einberufen werden. Fehler bei der Einladung gehören zu den häufigsten Gründen, warum Beschlüsse später angefochten werden.
Wann muss eine Mitgliederversammlung stattfinden?
Die meisten Satzungen sehen eine ordentliche Mitgliederversammlung einmal im Jahr vor. Daneben gibt es außerordentliche Versammlungen. Nach dem Gesetz ist eine Versammlung einzuberufen:
- in den Fällen, die die Satzung bestimmt, zum Beispiel jährlich,
- wenn das Interesse des Vereins es erfordert, etwa weil der Vorstand zurücktritt oder eine dringende Entscheidung ansteht,
- wenn eine Minderheit der Mitglieder es verlangt. Ohne abweichende Regel in der Satzung genügt dafür ein Zehntel der Mitglieder, die Zweck und Gründe angeben müssen.
Kommt der Vorstand einem berechtigten Minderheitenverlangen nicht nach, kann das Amtsgericht die Mitglieder ermächtigen, die Versammlung selbst einzuberufen.
Wer lädt ein?
In der Regel beruft der Vorstand die Mitgliederversammlung ein. Wer genau zuständig ist, regelt die Satzung. Enthält sie keine Regelung, ist der Vorstand zuständig. Bei einem mehrköpfigen Vorstand sollte die Einladung auf einem Vorstandsbeschluss beruhen. Lädt eine unzuständige Person ein, können alle Beschlüsse der Versammlung unwirksam sein.
Form und Frist der Einladung
Form und Frist der Einladung richten sich nach der Satzung. Üblich sind eine Einladung per Brief oder E-Mail und eine Frist von zwei bis vier Wochen. Halten Sie sich genau an die Vorgaben Ihrer Satzung.
- Form: Sieht die Satzung nur die schriftliche Einladung per Brief vor, reicht eine E-Mail nicht. Erlaubt sie die Textform, genügt eine E-Mail an die hinterlegte Adresse.
- Frist: Klären Sie, ob die Frist ab Versand oder ab Zugang läuft. Planen Sie beim Postweg einige Tage Puffer ein.
- Empfänger: Laden Sie alle Mitglieder ein, auch Fördermitglieder ohne Stimmrecht, wenn die Satzung ihnen ein Teilnahmerecht gibt.
- Bekanntmachung: Manche Satzungen erlauben die Einladung durch Veröffentlichung, etwa im Gemeindeblatt oder auf der Webseite. Dann muss dieser Weg exakt eingehalten werden.
💡 Praxistipp: Legen Sie einen festen Versandtag fest und dokumentieren Sie den Versand, zum Beispiel mit einer Kopie der E-Mail und der Empfängerliste oder einer Einlieferungsliste der Post. Wird die Einladung später angezweifelt, haben Sie einen Nachweis.
Die Tagesordnung
Mit der Einladung wird die Tagesordnung verschickt. Alle Punkte, über die abgestimmt werden soll, müssen darin so konkret benannt sein, dass sich die Mitglieder vorbereiten können. Für Satzungsänderungen sollte der geplante neue Wortlaut beigefügt werden.
Eine typische Tagesordnung für die Jahreshauptversammlung:
- Begrüßung und Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung
- Genehmigung der Tagesordnung
- Bericht des Vorstands
- Kassenbericht
- Bericht der Kassenprüfung
- Aussprache zu den Berichten
- Entlastung des Vorstands
- Wahlen
- Haushaltsplan und Beiträge
- Anträge
- Verschiedenes
⚠️ Achtung: Unter „Verschiedenes“ dürfen keine Beschlüsse gefasst werden. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet wurde. Wichtige Themen gehören deshalb als eigener Punkt auf die Tagesordnung.
Anträge von Mitgliedern
Viele Satzungen erlauben Mitgliedern, bis zu einem bestimmten Termin vor der Versammlung Anträge zur Tagesordnung einzureichen. Nennen Sie diese Frist in der Einladung. Ergänzt der Vorstand die Tagesordnung daraufhin, sollten die Mitglieder die Ergänzung ebenfalls rechtzeitig erhalten. Spontane Anträge in der Versammlung sind nur möglich, wenn die Satzung das ausdrücklich zulässt. Für Satzungsänderungen sind sie praktisch ausgeschlossen.
Online, hybrid oder vor Ort?
Mitgliederversammlungen können auch online oder hybrid stattfinden. Was dabei gilt und was in der Einladung stehen muss, erklärt der Artikel Online- und Hybrid-Mitgliederversammlung.
Checkliste
- Zuständigkeit, Form und Frist in der Satzung prüfen
- Einladung im Vorstand beschließen
- Termin, Ort oder Zugangsdaten für eine Online-Versammlung festlegen
- Tagesordnung mit allen Beschlussgegenständen erstellen
- Anträge auf Satzungsänderungen im Wortlaut beifügen
- Einladung fristgerecht in der vorgeschriebenen Form versenden
- Versand dokumentieren
- Versammlungsleitung, Protokollführung und Anwesenheitsliste vorbereiten
🧮 Rechner: Den spätesten Versandtag für die Einladung, mit Postlaufzeit und Feiertagen, nennt unser kostenloser Einladungsfrist-Rechner.
Vorlage für die Einladung zur Mitgliederversammlung
Unsere Formulierungshilfe enthält alles, was in eine Einladung gehört. Sie passt für ordentliche und außerordentliche Versammlungen und für Treffen in Präsenz, hybrid oder online, soweit Ihre Satzung das zulässt. Eine typische Tagesordnung ist bereits vorbereitet.
- Datum, Uhrzeit, Ort und Format der Versammlung
- Zugangshinweise für hybride oder virtuelle Versammlungen
- Vorbereitete Tagesordnung, die Sie anpassen
Einladung zur Mitgliederversammlung herunterladen (Word)
Versandweg, Frist und zuständiges Organ richten sich nach Ihrer Satzung. Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie einladen. Der Download ist für registrierte Vereine kostenlos.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Mitglied keine Einladung erhalten hat?
Wird ein Mitglied versehentlich nicht eingeladen, können die Beschlüsse angreifbar sein. Entscheidend ist oft, ob der Fehler das Ergebnis beeinflusst haben kann. Sorgen Sie deshalb für eine aktuelle Mitgliederliste mit gültigen Adressen.
Ist eine Mindestzahl an Teilnehmenden nötig?
Das Gesetz kennt keine Mindestzahl. Viele Satzungen verzichten bewusst darauf, damit die Versammlung immer beschlussfähig ist. Steht in Ihrer Satzung eine Mindestzahl, sollten Sie die Anwesenheit zu Beginn feststellen und protokollieren.
Wie verhindere ich, dass die Versammlung ausufert?
Eine gute Vorbereitung hilft: Berichte schriftlich vorab verschicken, Redezeiten vereinbaren und eine erfahrene Versammlungsleitung bestimmen. Wie das Protokoll aussehen sollte, beschreibt der Artikel Protokoll der Mitgliederversammlung.
📄 Passende Vorlagen
- Einladung Mitgliederversammlung
- Tagesordnung Mitgliederversammlung
- Protokoll Mitgliederversammlung
- Anwesenheits- und Unterschriftenliste
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