Immer mehr Gäste zahlen mit Karte oder Smartphone, auch beim Vereinsfest oder im Vereinsheim. Kartenzahlung bedeutet für Vereine weniger Wechselgeld, weniger Zählen und oft höhere Umsätze, weil Gäste spontaner kaufen. Die Einstiegshürden sind inzwischen niedrig.
Die Möglichkeiten
- Mobiles Kartenterminal: ein eigenes Gerät, das per Mobilfunk oder WLAN arbeitet. Ideal für Feste und wechselnde Orte.
- Smartphone als Terminal: Mit einer App wird ein geeignetes Smartphone zum Bezahlterminal, ganz ohne Zusatzgerät. Gäste halten ihre Karte oder ihr Handy einfach an das Smartphone.
- Kassensystem mit Terminal: sinnvoll für das Vereinsheim oder den Kiosk mit regelmäßigem Verkauf.
- Online-Zahlungen: für Beiträge, Kursgebühren oder Tickets, etwa über ein Ticketsystem oder einen Vereinsshop.
| Lösung | Geeignet für | Investition |
|---|---|---|
| Smartphone-App | gelegentliche Feste, kleine Stände | sehr gering |
| Mobiles Terminal | regelmäßige Veranstaltungen, mehrere Stände | gering |
| Kassensystem mit Terminal | Vereinsheim, Kiosk, Gastronomie | mittel |
Kosten im Blick
In der Regel fallen Gebühren pro Zahlung an, teils zusätzlich eine monatliche Grundgebühr oder Kosten für das Gerät. Die Gebühren unterscheiden sich je nach Kartenart und Anbieter. Vergleichen Sie die Angebote danach, wie oft und mit welchen Beträgen bei Ihnen bezahlt wird. Wer nur zweimal im Jahr ein Fest veranstaltet, fährt mit einem Modell ohne Grundgebühr meist besser. Für das Vereinsheim mit täglichem Betrieb kann sich ein Vertrag mit niedrigeren Transaktionsgebühren lohnen.
Gebühren als Aufschlag an zahlende Gäste weiterzugeben, ist bei den gängigen Karten für Verbraucher nicht erlaubt. Kalkulieren Sie die Kosten stattdessen in Ihre Preise ein.
Darauf sollten Sie achten
- Auszahlung direkt auf das Vereinskonto
- Übersichtliche Umsatzberichte für die Buchhaltung
- Akzeptanz von Girocard, Kreditkarten und mobilen Bezahlverfahren
- Funktion auch bei schwachem Netz, etwa im Sportpark
- Mehrere Geräte oder Nutzer unter einem Vereinskonto
- Möglichkeit, Artikel oder Kategorien anzulegen, etwa Speisen, Getränke, Eintritt
💡 Praxistipp: Testen Sie das Terminal vor der ersten Veranstaltung am Veranstaltungsort. Gerade in Hallen oder auf Sportplätzen ist der Mobilfunkempfang oft schlechter als gedacht. Ein WLAN-Hotspot oder ein Terminal mit Offline-Funktion schafft Abhilfe.
Kartenzahlung richtig verbuchen
Viele Anbieter zahlen die Umsätze abzüglich ihrer Gebühren aus. Für die Buchhaltung müssen Sie aber den vollen Umsatz als Einnahme und die Gebühren getrennt als Ausgabe erfassen. Nutzen Sie dafür die Umsatzberichte des Anbieters. Ordnen Sie die Einnahmen außerdem den richtigen steuerlichen Bereichen zu, etwa Eintritt für sportliche Veranstaltungen und Getränkeverkauf.
Ist das Terminal mit einem elektronischen Kassensystem verbunden, gelten die Regeln für elektronische Kassen: zertifizierte Sicherheitseinrichtung, Belegausgabe und Meldung beim Finanzamt. Ein reines Kartenterminal ohne Kassenfunktion ist davon nicht betroffen.
Bargeld nicht ganz abschaffen
Auch wenn Kartenzahlung immer beliebter wird: Ein Teil der Gäste zahlt weiterhin lieber bar, gerade Kinder und ältere Menschen. Bieten Sie deshalb beide Wege an. Wie die Barkasse sauber geführt wird, erklärt der Artikel Barkasse im Verein.
Häufige Fragen
Brauchen wir für Kartenzahlung einen Vertrag mit unserer Bank?
Nicht zwingend. Es gibt Anbieter, die unabhängig von der Hausbank arbeiten. Viele Banken bieten aber eigene Lösungen mit persönlicher Betreuung an. Ihre Partnerbank berät Sie zu passenden Lösungen.
Können wir Spenden per Karte annehmen?
Ja. Viele Terminals erlauben die freie Eingabe eines Betrags. Verbuchen Sie Spenden getrennt von Verkaufserlösen. Registrierte Vereine finden einen ausführlichen Vergleich unter Bargeldlos zahlen – Kartenterminals.
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