Die Kassenprüfung sorgt für Vertrauen: Die Mitglieder können sich darauf verlassen, dass mit dem Geld des Vereins ordentlich umgegangen wird. Gleichzeitig schützt eine gründliche Prüfung auch den Vorstand, denn auf ihrer Grundlage wird er entlastet.
Wer prüft?
Kassenprüferinnen und Kassenprüfer werden in der Regel von der Mitgliederversammlung gewählt. Ob und wie viele es gibt, regelt die Satzung. Meist sind es zwei Personen, oft mit versetzten Amtszeiten, damit immer eine erfahrene Person dabei ist. Sie dürfen nicht dem Vorstand angehören und sollten unabhängig sein. Buchhalterische Grundkenntnisse sind hilfreich, aber keine Voraussetzung.
Was wird geprüft?
- Stimmen Buchungen und Belege überein?
- Stimmen die Kontostände und der Bestand der Barkasse?
- Sind alle Ausgaben belegt und durch Beschlüsse oder die Satzung gedeckt?
- Wurden Einnahmen vollständig erfasst, etwa Beiträge, Spenden und Erlöse aus Veranstaltungen?
- Sind Einnahmen und Ausgaben den richtigen steuerlichen Bereichen zugeordnet?
- Wurden Zuwendungsbestätigungen korrekt ausgestellt und Doppel aufbewahrt?
- Sind Abteilungs- und Nebenkassen vollständig einbezogen?
In der Regel geht es um die rechnerische und sachliche Richtigkeit, nicht darum, ob eine Ausgabe sinnvoll war. Das bewertet die Mitgliederversammlung. Manche Satzungen geben den Prüfenden aber ausdrücklich auch die Aufgabe, die Wirtschaftlichkeit zu beurteilen.
Ablauf einer Prüfung
- Termin mit der Kassenführung vereinbaren, rechtzeitig vor der Mitgliederversammlung
- Unterlagen anfordern: Kassenbuch, Kontoauszüge, Belege, Haushaltsplan, Protokolle mit Ausgabebeschlüssen
- Kontostände zum Stichtag mit den Auszügen abgleichen
- Barkasse zählen und mit dem Kassenbuch vergleichen
- Belege prüfen, bei großen Vereinen in Stichproben
- Offene Fragen mit der Kassenführung klären
- Ergebnis im Prüfbericht festhalten und unterschreiben
💡 Praxistipp: Prüfen Sie nicht nur stichtagsbezogen, sondern ziehen Sie zusätzlich Stichproben über das ganze Jahr. Und vereinbaren Sie den Prüftermin früh genug vor der Mitgliederversammlung, damit noch Zeit für Rückfragen bleibt.
Der Prüfungsbericht
Das Ergebnis wird schriftlich festgehalten und in der Mitgliederversammlung vorgestellt. Ein guter Bericht enthält:
- Prüfzeitraum, Datum und Ort der Prüfung
- Namen der Prüfenden
- Welche Unterlagen geprüft wurden und in welchem Umfang
- Festgestellte Mängel und ob sie behoben wurden
- Eine Empfehlung zur Entlastung
Ist alles in Ordnung, empfehlen die Prüfenden in der Regel die Entlastung des Vorstands. Mit der Entlastung erklärt der Verein, dass er auf Ersatzansprüche verzichtet, soweit die Vorgänge bekannt waren. Eine Vorlage für den Prüfungsbericht finden registrierte Vereine im Downloadcenter.
Wenn etwas nicht stimmt
Kleine Fehler, etwa ein fehlender Beleg oder eine falsche Zuordnung, lassen sich meist im Gespräch klären. Halten Sie sie trotzdem im Bericht fest und nennen Sie, wie sie behoben wurden. Bei größeren Unstimmigkeiten sollten die Prüfenden den Vorstand informieren und der Mitgliederversammlung empfehlen, die Entlastung zurückzustellen, bis die Fragen geklärt sind.
⚠️ Achtung: Kassenprüfende tragen Verantwortung. Wer grobe Fehler übersieht oder einen Bericht unterschreibt, ohne geprüft zu haben, kann sich gegenüber dem Verein haftbar machen. Prüfen Sie deshalb ernsthaft, auch wenn alle sich gut kennen.
Häufige Fragen
Darf die Kassenprüfung unangemeldet prüfen?
Ja, wenn die Satzung das vorsieht oder der Vorstand zustimmt. Unangemeldete Kassenprüfungen sind vor allem bei Barkassen sinnvoll, etwa nach Veranstaltungen.
Was ist, wenn die Satzung keine Kassenprüfung vorsieht?
Dann kann die Mitgliederversammlung trotzdem Prüfende bestimmen. Für Transparenz und die Entlastung des Vorstands ist eine Prüfung immer empfehlenswert. Wie die Barkasse sauber geführt wird, erklärt der Artikel Barkasse im Verein.
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