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Vorlagen für Mitglieder und Datenschutz
Vom Beitritt über Mitgliederliste und Beitragsmahnung bis zum Austritt, dazu DSGVO-Muster: Vorlagen für den Umgang mit Mitgliedern und ihren Daten.
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Alle Vorlagen im Überblick
Eine Mitgliedschaft begleitet den Verein oft über viele Jahre. Diese Vorlagen decken den ganzen Weg ab: Aufnahme, laufende Verwaltung, Mahnung, Austritt und im seltenen Fall den Ausschluss. Dazu kommen die wichtigsten Dokumente für den Datenschutz.
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Beitrittserklärung mit SEPA-Mandat
Aufnahmeantrag mit Datenschutzhinweis und SEPA-Lastschriftmandat für den Beitragseinzug.
Mitgliederliste
Stammdaten, Eintritte und Beiträge mit automatischer Übersicht verwalten.
Datenschutzhinweise für Mitglieder
Informiert nach DSGVO, welche Mitgliederdaten der Verein wofür verarbeitet.
Einwilligung für Foto- und Videoaufnahmen
Einwilligung für Bilder auf Webseite, Social Media und in der Presse, auch für Minderjährige.
Datenpanne: Notfallplan und Dokumentation
Bei einer Datenpanne richtig reagieren, das Risiko bewerten und die Meldefrist von 72 Stunden einhalten.
Antwort auf eine Auskunftsanfrage
Musterschreiben, mit dem Sie Auskunftsanfragen von Mitgliedern nach der DSGVO beantworten.
Verpflichtung zur Vertraulichkeit
Verpflichtet Ehrenamtliche mit Zugriff auf Mitgliederdaten zum vertraulichen Umgang.
Willkommensbrief für neue Mitglieder
Herzliche Begrüßung mit Ansprechpersonen, Terminen und ersten Schritten im Verein.
Mitgliederbefragung (Fragebogen)
Fragebogen zu Zufriedenheit, Angeboten und Engagement, um die Wünsche der Mitglieder zu erfahren.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Das nach DSGVO vorgeschriebene Verzeichnis mit Beispielen für typische Abläufe im Verein.
Mitgliedsausweis
Ausweis im Kartenformat zum Ausdrucken, mit Nachweis der Ausgabe.
Kündigung der Mitgliedschaft und Austrittsbestätigung
Austritt erklären, schriftlich bestätigen und intern abschließen.
Beitragsmahnung
Freundliche Erinnerung und Mahnung bei offenen Mitgliedsbeiträgen.
Anhörung und Beschluss zum Vereinsausschluss
Ausschlussverfahren fair führen und die Entscheidung dokumentieren.
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Häufige Fragen
Welche Frist gilt beim Austritt aus dem Verein?
Das regelt die Satzung. Sie kann den Austritt auf das Ende des Geschäftsjahres legen oder eine Kündigungsfrist bestimmen, die höchstens zwei Jahre betragen darf. Bestätigen Sie das Ende der Mitgliedschaft immer schriftlich.
Wann kann ein Mitglied ausgeschlossen werden?
Nur wenn die Satzung den Ausschluss regelt, und er sollte das letzte Mittel sein. Der Sachverhalt wird sorgfältig aufgeklärt, und das Mitglied bekommt Gelegenheit, sich zu äußern.
Darf eine Mitgliederliste als Excel-Datei geführt werden?
Ja, wenn nur die nötigen Daten erfasst werden und die Datei vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Daten ausgetretener Mitglieder werden gelöscht, sobald sie nicht mehr gebraucht werden und keine Aufbewahrungsfristen mehr bestehen.
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Im Downloadcenter finden Sie Vorlagen zu allen Bereichen der Vereinsarbeit.
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Hinweis: Die Vorlagen sind unverbindliche Muster und ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Bitte passen Sie die Dokumente an die Satzung und die Situation Ihres Vereins an. Mehr dazu in unserem Haftungsausschluss.